4 Lihtsat sammu, et hoida oma ettevõtte finantsteateid turvaliselt

{h1}

Tõhusa ja eduka väikeettevõtte juhtimiseks on oluline, et teie ettevõtte finantsdokumendid oleksid turvalised ja organiseeritud.

Väikeettevõtte omaniku jaoks on tõhusa ja eduka väikeettevõtte juhtimise seisukohalt väga oluline hoida oma ettevõtte finantsdokumente turvaliselt ja organiseeritud. Tegelikult on teatud tüüpi äriandmetel tundlik teave teie ettevõtte, klientide ja töötajate kohta, mille puhul peate säilitamisel säilitama erilisi ettevaatusabinõusid.

Kuigi vargus, kaotus ja looduskatastroof on kõik asjad, mida me ei taha mõelda, kui me suudame seda vältida, juhtuvad nad. Kaaluge ettevõtte hädaolukorraks valmisoleku kava koostamist. Kui soovite oma raamatupidamisdokumente ja finantsdokumente turvaliselt hoida, proovige neid nelja lihtsat sammu:

1. samm: digiteerida paberkandjad.

Kas hoiate oma olulisi paberdokumente purunenud arhiveerimiskappides, paberipakkides avatud või korrastamata paberikastides märgas keldris? Kõik need stsenaariumid nõuavad probleeme.

Olen olnud väikeettevõtte omanik juba 30 aastat ja ühe dokumendi koopia hoidmine haavatavas kohas pole lihtsalt valik! Mul on kõik mu tähtsad dokumendid varundatud, digiteeritud ja lükatud pilve.

Kui kasutate paberidokumentide salvestussüsteemi, on parim lahendus digiteerida teie praegused dokumendid, salvestada need pilve asukohale ja alustada uute dokumentide salvestamist samal viisil. Loomulikult on seda lihtsam öelda kui teha. Kui olete juba pikka aega tegutsenud, on teil tõenäoliselt aastakümneid raamatupidamisandmeid täis. Suur osa sellest ei pruugi enam olla asjakohane, kuid suur osa sellest võib siiski olla asjakohane, ja te ilmselt ei saa teada enne, kui hädaolukord saadab teile paberi aastate jooksul rüüstamise. Vältige seda dilemma, hoides oma palga- ja raamatupidamisdokumendid turvaliselt.

Dokumentide ja äriandmete digiteerimine pilves vabastab teie ettevõtte füüsilise ruumi, et see toimiks, ning muuta teave sorteeritavaks ja turvaliseks. Ja nüüd on see lihtsam kui kunagi varem. Mõned kiired viisid, kuidas dokumendid pilvesse panna, on rakenduste, näiteks dokumendiskannerite (väikeste töökohtade jaoks) või ettevõtete partiide skaneerimise teenused suuremate projektide jaoks. Ja sa ei pea seda korraga tegema. Võtke aega, et oma kõige tähtsamad failid välja selgitada, neid kaitsta ja sealt töötada.

2. samm: tead, kust koopiaid leida.

Ei, vastus ei ole koopiamasin! Mõned dokumendid, nagu olulised valitsuse toimikud või litsentsid, peavad olema väljaandva asutuse tehtud ametlikud koopiad. Ametlike koopiate jälgimiseks kuluva aja vähendamiseks koostage nimekiri allikatest, kus koopiad on teie projekti alguses.
Teistel juhtudel ei pruugi te teada, et peate säilitama vormi koopia, kuni olete olukorras, kus vorm on nagu audit. Paljudel juhtudel saate taotletud IRS-i väikeettevõtete raamatupidamisvormide koopiaid hankida. Kui maksudeklaratsioon on valesti paigutatud, kasutage IRS-ist tagasipöördumise koopia saamiseks vormi 4506.

3. samm: Protseduuride salvestamine.

Ole siin aktiivne. Kui hoiate äritegevuse finantsdokumente otse oma kohalikus arvutis, siis on teie arvuti nõrk lüli ja peate seda kaitsma. Installige oma töölauale viirusetõrjetarkvara, piirake juurdepääsu selle arvuti draividele ja veenduge, et selle olulised failid ja kaustad oleksid alati varustatud välise, välise või pilvepõhise salvestuspaigani.

Väikeettevõtte omaniku jaoks on tõhusa ja eduka väikeettevõtte juhtimise seisukohalt väga oluline hoida oma ettevõtte finantsdokumente turvaliselt ja organiseeritud. Tegelikult on teatud tüüpi äriandmetel tundlik teave teie ettevõtte, klientide ja töötajate kohta, mille puhul peate säilitamisel säilitama erilisi ettevaatusabinõusid.

Kuigi vargus, kaotus ja looduskatastroof on kõik asjad, mida me ei taha mõelda, kui me suudame seda vältida, juhtuvad nad. Kaaluge ettevõtte hädaolukorraks valmisoleku kava koostamist. Kui soovite oma raamatupidamisdokumente ja finantsdokumente turvaliselt hoida, proovige neid nelja lihtsat sammu:

1. samm: digiteerida paberkandjad.

Kas hoiate oma olulisi paberdokumente purunenud arhiveerimiskappides, paberipakkides avatud või korrastamata paberikastides märgas keldris? Kõik need stsenaariumid nõuavad probleeme.

Olen olnud väikeettevõtte omanik juba 30 aastat ja ühe dokumendi koopia hoidmine haavatavas kohas pole lihtsalt valik! Mul on kõik mu tähtsad dokumendid varundatud, digiteeritud ja lükatud pilve.

Kui kasutate paberidokumentide salvestussüsteemi, on parim lahendus digiteerida teie praegused dokumendid, salvestada need pilve asukohale ja alustada uute dokumentide salvestamist samal viisil. Loomulikult on seda lihtsam öelda kui teha. Kui olete juba pikka aega tegutsenud, on teil tõenäoliselt aastakümneid raamatupidamisandmeid täis. Suur osa sellest ei pruugi enam olla asjakohane, kuid suur osa sellest võib siiski olla asjakohane, ja te ilmselt ei saa teada enne, kui hädaolukord saadab teile paberi aastate jooksul rüüstamise. Vältige seda dilemma, hoides oma palga- ja raamatupidamisdokumendid turvaliselt.

Dokumentide ja äriandmete digiteerimine pilves vabastab teie ettevõtte füüsilise ruumi, et see toimiks, ning muuta teave sorteeritavaks ja turvaliseks. Ja nüüd on see lihtsam kui kunagi varem. Mõned kiired viisid, kuidas dokumendid pilvesse panna, on rakenduste, näiteks dokumendiskannerite (väikeste töökohtade jaoks) või ettevõtete partiide skaneerimise teenused suuremate projektide jaoks. Ja sa ei pea seda korraga tegema. Võtke aega, et oma kõige tähtsamad failid välja selgitada, neid kaitsta ja sealt töötada.

2. samm: tead, kust koopiaid leida.

Ei, vastus ei ole koopiamasin! Mõned dokumendid, nagu olulised valitsuse toimikud või litsentsid, peavad olema väljaandva asutuse tehtud ametlikud koopiad. Ametlike koopiate jälgimiseks kuluva aja vähendamiseks koostage nimekiri allikatest, kus koopiad on teie projekti alguses.
Teistel juhtudel ei pruugi te teada, et peate säilitama vormi koopia, kuni olete olukorras, kus vorm on nagu audit. Paljudel juhtudel saate taotletud IRS-i väikeettevõtete raamatupidamisvormide koopiaid hankida. Kui maksudeklaratsioon on valesti paigutatud, kasutage IRS-ist tagasipöördumise koopia saamiseks vormi 4506.

3. samm: Protseduuride salvestamine.

Ole siin aktiivne. Kui hoiate äritegevuse finantsdokumente otse oma kohalikus arvutis, siis on teie arvuti nõrk lüli ja peate seda kaitsma. Installige oma töölauale viirusetõrjetarkvara, piirake juurdepääsu selle arvuti draividele ja veenduge, et selle olulised failid ja kaustad oleksid alati varustatud välise, välise või pilvepõhise salvestuspaigani.


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com