Vältige ettevõtete koosolekute ülekoormust

{h1}

Truism on see, et ärikohtumised on liiga tihti pikad, igav ja mõttetu. Aga kui te ei soovi oma firmat diktatuurina juhtida, on kohtumised hädavajalikud. Mõned ettevõtted võivad aga kannatada ülekoormuse ületamise pärast, mille tulemuseks on liiga palju rääkimist ja liiga vähe edusamme. Enamikus ettevõtetes on teave jagatud osakondadeks ning tasakaalustatud ja arukas otsustusprotsess tähendab, et nende osakondade esindajad peavad ühendust võtma. Koosolekud on ka kasulikud viisid töötajatele

Truism on see, et ärikohtumised on liiga tihti pikad, igav ja mõttetu. Aga kui te ei soovi oma firmat diktatuurina juhtida, on kohtumised hädavajalikud. Mõned ettevõtted võivad aga kannatada ülekoormuse ületamise pärast, mille tulemuseks on liiga palju rääkimist ja liiga vähe edusamme.

Teave ja vastutus on enamikus ettevõtetes jaotatud osakondadeks ning tasakaalustatud ja arukas otsustusprotsess tähendab, et nende osakondade esindajad peavad ühendust võtma. Koosolekud on samuti kasulik viis anda töötajatele foorum, kus nad saavad oma panust jagada.

Üleslaadimise vältimise lahendus on muuta oma kohtumised tõhusamaks ja sujuvamaks, et täita oma eesmärgid ja hoida asjad edasi. Siin on mõned nõuanded:

  • Mõtle, kes peab seal olema. Mõtle hoolikalt, kes peaks teie koosolekutel osalema. Mida rohkem inimesi te kutsute, seda kauem kohtumine kestab, sest iga inimene tahab oma arvamust avaldada. Nii et hoidke aega, et vältida aja raiskamist.
  • Käsitlege oma päevakorda ette. Koostage koosoleku päevakorra eelnõu paar päeva ette ja edastage see teistele osalejatele nende panuse saamiseks. See loob meeskonna poolt päevakorra omandiõiguse. Teie päevakord peaks sisaldama järgmist: koosoleku eesmärk, küsimused, mida koosolek peaks selgitama ja mida iga osaleja peaks koosolekust osa võtma ja ära võtma. Iga kutse peaks olema iga päevakorrapunkti vastu kõrge. Ainult mõnele osalejale esitatavad kaebused kuuluvad teise koosolekuni.
  • Aeg on oluline. Oluline on öelda osalejatele täpselt, millal kohtumine algab ja lõpeb ning jääda nende aegade juurde. Määrake keegi, kes veendub, et igaüks saab kohtumisele õigeaegselt - kas siis või olge valmis koosolek tühistama, kui mõned inimesed hilinevad. Stragglerite ootamine raiskab igaühe aega. Kui saate alustada ilma osalejateta, küsige endalt, miks nad kõigepealt kutsuti. Ära lase koosolekul liiga kaua sõita või võite kaotada oma osalejate tähelepanu. Teie kohtumine ei tohiks kunagi olla pikem kui 90 minutit - kui teil peab olema väga pikk arutelu, jagage koosolek kaheks osaks.
  • Ära raiska paberit. Kohtumistel osalejatel on piisavalt teha, ilma et nad oleks kohapeal kohapeal levitatavaid mitmekülgseid väljavõtteid vajata. Sellist palju teavet ei ole võimalik koosoleku kontekstis vastu võtta. Piirake iga jaotus ühele lehele ja levitage pikemaid aruandeid ette.
  • Määrake keegi, kes lõpetab digressioonid. Kasutage isikut, et näidata humoorikas, näiteks kellaga või vile. Koosolek peaks sellel signaalil peatuma, et teha kindlaks, kas digressioon on tegelikult toimunud. Siinkohal tuleks otsustada, kas päevakorda kohandada või teha tulevase koosoleku kohta märkus.
  • Ära jaga inimeste tähelepanu. Teavet on raske lõunasöögi kohtumisel vastu võtta. Unustage toidu õige nautimise ja mõne minuti lõõgastumise pärast. Fakt on see, et enamik meist on produktiivsemad, kui meil on natuke pausi. Lõunasöögi kohtumised annavad nii koosolekule kui ka lõunasöögile lühikese aja.
  • Näidake, mida olete saavutanud. Pärast koosoleku lõppu ja igaüks on oma töölaudade juurde tagasi pöördunud, veenduge, et sa saadad koosolekute protokollid koos kõigi toimingute nimekirjaga, mida igaüks saaks täita.

On tõsi, et ärikohtumised tarbivad palju meie väärtuslikku aega, kuid kui te järgite ülaltoodud näpunäiteid, lihtsustate oma kohtumisi nii, et need oleksid tõhusad ja tegevusele orienteeritud, peaksite leidma, et ülekoormuse lahendamine on mineviku probleem.

Truism on see, et ärikohtumised on liiga tihti pikad, igav ja mõttetu. Aga kui te ei soovi oma firmat diktatuurina juhtida, on kohtumised hädavajalikud. Mõned ettevõtted võivad aga kannatada ülekoormuse ületamise pärast, mille tulemuseks on liiga palju rääkimist ja liiga vähe edusamme.

Teave ja vastutus on enamikus ettevõtetes jaotatud osakondadeks ning tasakaalustatud ja arukas otsustusprotsess tähendab, et nende osakondade esindajad peavad ühendust võtma. Koosolekud on samuti kasulik viis anda töötajatele foorum, kus nad saavad oma panust jagada.

Üleslaadimise vältimise lahendus on muuta oma kohtumised tõhusamaks ja sujuvamaks, et täita oma eesmärgid ja hoida asjad edasi. Siin on mõned nõuanded:

  • Mõtle, kes peab seal olema. Mõtle hoolikalt, kes peaks teie koosolekutel osalema. Mida rohkem inimesi te kutsute, seda kauem kohtumine kestab, sest iga inimene tahab oma arvamust avaldada. Nii et hoidke aega, et vältida aja raiskamist.
  • Käsitlege oma päevakorda ette. Koostage koosoleku päevakorra eelnõu paar päeva ette ja edastage see teistele osalejatele nende panuse saamiseks. See loob meeskonna poolt päevakorra omandiõiguse. Teie päevakord peaks sisaldama järgmist: koosoleku eesmärk, küsimused, mida koosolek peaks selgitama ja mida iga osaleja peaks koosolekust osa võtma ja ära võtma. Iga kutse peaks olema iga päevakorrapunkti vastu kõrge. Ainult mõnele osalejale esitatavad kaebused kuuluvad teise koosolekuni.
  • Aeg on oluline. Oluline on öelda osalejatele täpselt, millal kohtumine algab ja lõpeb ning jääda nende aegade juurde. Määrake keegi, kes veendub, et igaüks saab kohtumisele õigeaegselt - kas siis või olge valmis koosolek tühistama, kui mõned inimesed hilinevad. Stragglerite ootamine raiskab igaühe aega. Kui saate alustada ilma osalejateta, küsige endalt, miks nad kõigepealt kutsuti. Ära lase koosolekul liiga kaua sõita või võite kaotada oma osalejate tähelepanu. Teie kohtumine ei tohiks kunagi olla pikem kui 90 minutit - kui teil peab olema väga pikk arutelu, jagage koosolek kaheks osaks.
  • Ära raiska paberit. Kohtumistel osalejatel on piisavalt teha, ilma et nad oleks kohapeal kohapeal levitatavaid mitmekülgseid väljavõtteid vajata. Sellist palju teavet ei ole võimalik koosoleku kontekstis vastu võtta. Piirake iga jaotus ühele lehele ja levitage pikemaid aruandeid ette.
  • Määrake keegi, kes lõpetab digressioonid. Kasutage isikut, et näidata humoorikas, näiteks kellaga või vile. Koosolek peaks sellel signaalil peatuma, et teha kindlaks, kas digressioon on tegelikult toimunud. Siinkohal tuleks otsustada, kas päevakorda kohandada või teha tulevase koosoleku kohta märkus.
  • Ära jaga inimeste tähelepanu. Teavet on raske lõunasöögi kohtumisel vastu võtta. Unustage toidu õige nautimise ja mõne minuti lõõgastumise pärast. Fakt on see, et enamik meist on produktiivsemad, kui meil on natuke pausi. Lõunasöögi kohtumised annavad nii koosolekule kui ka lõunasöögile lühikese aja.
  • Näidake, mida olete saavutanud. Pärast koosoleku lõppu ja igaüks on oma töölaudade juurde tagasi pöördunud, veenduge, et sa saadad koosolekute protokollid koos kõigi toimingute nimekirjaga, mida igaüks saaks täita.

On tõsi, et ärikohtumised tarbivad palju meie väärtuslikku aega, kuid kui te järgite ülaltoodud näpunäiteid, lihtsustate oma kohtumisi nii, et need oleksid tõhusad ja tegevusele orienteeritud, peaksite leidma, et ülekoormuse lahendamine on mineviku probleem.


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com