E-posti arhiveerimine väikeettevõtetele

{h1}

E-posti arhiveerimine võib aidata ettevõtet, kui see satub kuuma veega, eriti kui dokumentide säilitamise osas on olemas konkreetsed valitsuse eeskirjad.

Kui mulle meeldib mulle, salvestate tõenäoliselt kõik teie sissetulevad e-kirjad või vähemalt need olulised, mis enamik neist on. Ma teen seda sellepärast, et kui ma uurin artikleid, tahan ma „ametlikku” protokolli selle kohta, mida öeldi, ja isegi kui just sõprade vahel olen saanud harjumus sõnumite salvestamiseks. See võib siiski lisada palju sõnumeid, mis vajavad arhiveerimist.

Ja isegi kui te eirate rämpsposti ja neid sõprade märkmeid, on tõenäoline, et saad liiga palju e-kirju. Püüdes seda kõike päästa, võib see olla heidutav ja väikeettevõtte jaoks võib see nii kulusid kui ka ressursse suurendada. Ja kuigi Viagra soovimatuid üleskutseid võib kergesti rämpsutada; ärisuhtluse säästmine ei ole lihtsalt hea mõte, mida võib isegi nõuda.

Sõltuvalt teie ettevõtte või tööstusharu poliitikast võib teil õiguslikult olla vajalik klientide vahelise e-posti suhtluse säilitamine. Ettevõtte- ja föderaalreeglite tõttu võivad mõned inimesed salvestada peaaegu kõik tulevad ja väljaminevad e-kirjad. Kuid see toob esile mitmed küsimused, mida tuleb kaaluda, sealhulgas need, mis on seotud halduspoliitikaga, ning õigusliku vastavuse poole. Ja kahjuks ei ole need üksteisest sõltumatud.

E-posti arhiveerimine võib aidata ettevõtet, kui see satub kuuma veega, eriti kui dokumentide säilitamise osas on olemas konkreetsed valitsuse eeskirjad. Sellisel juhul võib see hõlmata mitte ainult e-posti, vaid ka kiirsõnumit. Tänu USA föderaalse tsiviilkohtumenetluse reeglite hiljutistele muudatustele saavad mitte-regulatiivsetes olukordades tegutsevad ettevõtted siiski üha enam ohtu, et nad ei arhiveeri oma e-posti, kuna seaduslikud avastamisüritused laienevad tavaliselt e-kirjale ja muudele vormidele Sõnumid. Seega on parim viis lihtsalt salvestada kõike peale rämpsposti teatud arvu päevi. Ja enamikel juhtudel on see tõendusmaterjalide jaoks piisav.

E-posti arhiveerimiseks on mitmeid meetodeid, sealhulgas täiendava serveri kasutamine andmete majutamiseks. See võib hõlmata ka plaadile varundamist ja isegi pärast teatud aja möödumist lindile. Nendel juhtudel peaks ettevõte muretsema vähem eraõiguslike või tundlike andmete varguse või kadumise pärast kolmanda isiku poolt. Teine võimalus oleks arhiveerida e-kirju hostitud teenusepakkujale. Ehkki teie arhiivivajaduste võimalikud kallimad allhanked võivad teie IT-ressursid vabastada, siis võite keskenduda teistele strateegilisematele algatustele.

E-posti varusüsteemide puudused
E-posti arhiveerimise süsteem pole täiuslik. Ja isegi kui see on olemas, on alati oht, kas ettevõte varundab e-kirju ettevõttesiseselt või väljaspool veebisaiti. In-house e-posti arhiveerimise puhul esineb probleeme, näiteks süsteemi tõrge või lihtsalt vanaaegne lindi rebimine võib põhjustada kaotatud e-kirja. Kohapealne e-posti salvestamine võib samuti nõuda täiendavat koolitust ja tuge, kuid seda võib veel teha osalise tööajaga või lepinguline IT-juht. Arhiveerimise sisseostmine võimaldab teil need kulud loobuda, kuid see tekitab turvalisuse küsimuse.


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com