E-posti ja IM-i arhiveerimise põhitõed

{h1}

Te ei tea kunagi, millal võib olla teie ettevõtte jaoks oluline sõnum, nii et salvestage need turvaliselt.

Igas suuruses tegutsevad ettevõtted kasutavad kriitilise side jaoks e-posti ja kiirsõnumite saatmist, kuid paljud ei unusta elektrooniliste dokumentide arhiveerimise tähtsust. Tegelikult näitavad hiljutised uuringud, et vähem kui pooled kõikidest ettevõtetest hoiavad e-dokumente hoolimata regulatiivsetest nõuetest ja õiguslikest probleemidest.

Arhiivimist peetakse sageli koormaks, mida suurettevõtted peavad kandma, kuid tõde on see, et paljud väiksemad ettevõtted saavad kasu oma elektrooniliste kommunikatsioonide hoidmisest.

Andmete säilitamise eeskirjad tervishoius, finantsteenustes ja teistes tööstusharudes mõjutavad ettevõtteid olenemata nende suurusest. Siis on rohkem pühkimisnõudeid, nagu Sarbanes-Oxley seadus, mis nõuab, et avalik-õiguslikud ettevõtted salvestaksid iga teatava aja jooksul saadetud e-kirja koopia.

Väikeettevõtte jaoks, kes suudaks toota e-kirju või kiirsõnumeid, mis dokumenteerivad, kuidas ettevõte tarbijale vastuse andis või läbirääkimiste teel kokku leppisid, võib kohtuasjas tuhandeid dollareid säästa.

Arhiveerimine on süstemaatiline viis elektroonilise side salvestamiseks ja kaitsmiseks muutmatul andmekandjal. See erineb tavalisest e-posti varukoopiast, sest ettevõte kehtestab poliitika, kes peaks arhiveerima, kui kaua side tuleb salvestada ja kuidas neid salvestatakse, selle asemel, et jätta iga töötaja jaoks oma arhiivide haldamine.

Kõiki salvestatud sõnumeid haldab e-posti ja IM-i arhiveerimise süsteem ning see salvestatakse turvalises kohas. Erinevalt varukoopiatest on arhiiv otsitav, võimaldades mõne minuti jooksul sõnumeid alla laadida.

Juhtimise seisukohast võib e-dokumentide otsimine kogu ettevõttes muuta sõnumite otsimise imeliseks. Ütle, et otsisite kadunud kliendilepingu koopiat. Koefitsiendid on, et leping salvestatakse sellele kliendile saadetud e-kirjaga.

Samuti on tehnilisi eeliseid, eriti väiksematele ettevõtetele, kellel on piiratud ruumi. Arhiveerimissüsteemid salvestavad kõik teie e-kirjed spetsiaalsesse ja turvalisse asukohta, vabastades ruumi oma tavalisest ettevõtteserverist ja aidates teil vältida serveri aeglustumist, mis võib kaasneda korrapäraste e-posti varukoopiatega.

Teine lisavõimalus on võimalus anda kaugtöötajatele juurdepääs kogu oma e-kirjale veebibrauseri kaudu.

Nagu võite arvata, on turul mitmeid arhiveerimissüsteeme, sealhulgas iseseisvaid ja hostitud tooteid, mida väiksemate ettevõtete jaoks on lihtsam hallata.

Üks populaarsemaid lahendusi on arhiveerimisseadmed, sest need on taskukohased ja kergesti kasutatavad. Enamik seadmeid varundab ja talletab nii e-posti kui ka IM-sidet ning on varustatud juhtimisvahenditega, mis muudavad protsessi praktiliselt valutuks.

Hosted veebiarhiiviteenused on veel üks populaarne väikeettevõtete valik, sest neil ei ole vaja lisada riistvara ega tarkvara. Teenus salvestab kõigi elektrooniliste sidevahendite koopia ja pääseb ligi veebibrauseri kaudu.

Hostitud teenused võimaldavad ettevõtetel vältida riistvara uuendamise peavalu või muret, kui palju mäluruumi nad seadmele on jätnud. Enamik teenustasusid kasutaja kohta aastas, mitte salvestatavate andmete hulga järgi.

Kuigi mõned suuremad ettevõtted eelistavad endiselt oma elektroonilisi dokumente turva- ja kontrollitegevuseks, on selleks vaja märkimisväärset ruumi ja IT-meeskonda. On veel üks võimalus, mis on üha populaarsemaks muutumas. See on hübriidne lähenemisviis, mille puhul postkaste haldab sisemine IT-meeskond, kuid tegelikku arhiveerimist teostab hostitud teenus. See annab andmeside ja riistvarakulude kahekordse eelise.

Sõltumata sellest, millist lahendust valida, pea meeles pidama, et teie e-dokumendid on sama tähtsad kui tavapärased paberkandjal olevad kirjed, ning tasub maksumus ja tasu, mida paned nende kaitsmisse.


Scarlet Pruitt on vabakutseline kirjanik ja ärikonsultant San Franciscos. Ta on käsitlenud USA, Euroopa ja Ladina-Ameerika trükiste äritegevust ja tehnoloogiat.

Igas suuruses tegutsevad ettevõtted kasutavad kriitilise side jaoks e-posti ja kiirsõnumite saatmist, kuid paljud ei unusta elektrooniliste dokumentide arhiveerimise tähtsust. Tegelikult näitavad hiljutised uuringud, et vähem kui pooled kõikidest ettevõtetest hoiavad e-dokumente hoolimata regulatiivsetest nõuetest ja õiguslikest probleemidest.

Arhiivimist peetakse sageli koormaks, mida suurettevõtted peavad kandma, kuid tõde on see, et paljud väiksemad ettevõtted saavad kasu oma elektrooniliste kommunikatsioonide hoidmisest.

Andmete säilitamise eeskirjad tervishoius, finantsteenustes ja teistes tööstusharudes mõjutavad ettevõtteid olenemata nende suurusest. Siis on rohkem pühkimisnõudeid, nagu Sarbanes-Oxley seadus, mis nõuab, et avalik-õiguslikud ettevõtted salvestaksid iga teatava aja jooksul saadetud e-kirja koopia.

Väikeettevõtte jaoks, kes suudaks toota e-kirju või kiirsõnumeid, mis dokumenteerivad, kuidas ettevõte tarbijale vastuse andis või läbirääkimiste teel kokku leppisid, võib kohtuasjas tuhandeid dollareid säästa.

Arhiveerimine on süstemaatiline viis elektroonilise side salvestamiseks ja kaitsmiseks muutmatul andmekandjal. See erineb tavalisest e-posti varukoopiast, sest ettevõte kehtestab poliitika, kes peaks arhiveerima, kui kaua side tuleb salvestada ja kuidas neid salvestatakse, selle asemel, et jätta iga töötaja jaoks oma arhiivide haldamine.

Kõiki salvestatud sõnumeid haldab e-posti ja IM-i arhiveerimise süsteem ning see salvestatakse turvalises kohas. Erinevalt varukoopiatest on arhiiv otsitav, võimaldades mõne minuti jooksul sõnumeid alla laadida.

Juhtimise seisukohast võib e-dokumentide otsimine kogu ettevõttes muuta sõnumite otsimise imeliseks. Ütle, et otsisite kadunud kliendilepingu koopiat. Koefitsiendid on, et leping salvestatakse sellele kliendile saadetud e-kirjaga.

Samuti on tehnilisi eeliseid, eriti väiksematele ettevõtetele, kellel on piiratud ruumi. Arhiveerimissüsteemid salvestavad kõik teie e-kirjed spetsiaalsesse ja turvalisse asukohta, vabastades ruumi oma tavalisest ettevõtteserverist ja aidates teil vältida serveri aeglustumist, mis võib kaasneda korrapäraste e-posti varukoopiatega.

Teine lisavõimalus on võimalus anda kaugtöötajatele juurdepääs kogu oma e-kirjale veebibrauseri kaudu.

Nagu võite arvata, on turul mitmeid arhiveerimissüsteeme, sealhulgas iseseisvaid ja hostitud tooteid, mida väiksemate ettevõtete jaoks on lihtsam hallata.

Üks populaarsemaid lahendusi on arhiveerimisseadmed, sest need on taskukohased ja kergesti kasutatavad. Enamik seadmeid varundab ja talletab nii e-posti kui ka IM-sidet ning on varustatud juhtimisvahenditega, mis muudavad protsessi praktiliselt valutuks.

Hosted veebiarhiiviteenused on veel üks populaarne väikeettevõtete valik, sest neil ei ole vaja lisada riistvara ega tarkvara. Teenus salvestab kõigi elektrooniliste sidevahendite koopia ja pääseb ligi veebibrauseri kaudu.

Hostitud teenused võimaldavad ettevõtetel vältida riistvara uuendamise peavalu või muret, kui palju mäluruumi nad seadmele on jätnud. Enamik teenustasusid kasutaja kohta aastas, mitte salvestatavate andmete hulga järgi.

Kuigi mõned suuremad ettevõtted eelistavad endiselt oma elektroonilisi dokumente turva- ja kontrollitegevuseks, on selleks vaja märkimisväärset ruumi ja IT-meeskonda. On veel üks võimalus, mis on üha populaarsemaks muutumas. See on hübriidne lähenemisviis, mille puhul postkaste haldab sisemine IT-meeskond, kuid tegelikku arhiveerimist teostab hostitud teenus. See annab andmeside ja riistvarakulude kahekordse eelise.

Sõltumata sellest, millist lahendust valida, pea meeles pidama, et teie e-dokumendid on sama tähtsad kui tavapärased paberkandjal olevad kirjed, ning tasub maksumus ja tasu, mida paned nende kaitsmisse.


Scarlet Pruitt on vabakutseline kirjanik ja ärikonsultant San Franciscos. Ta on käsitlenud USA, Euroopa ja Ladina-Ameerika trükiste äritegevust ja tehnoloogiat.


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com