Neli võimalust dokumentide säilitamise katastroofide vältimiseks

{h1}

Mäleta filmi the odd couple? Oscar oli ravimatu libisemine, samas kui felix oli puhas. See kombinatsioon tegi mõned suured komöödiad. See ei ole töökohal nii naljakas, kui olete felix, kes püüab leida olulist äriteavet „oscari” failis. See võib ka teie kaitset kohtuasjas tappa.

Mäleta film Paaritu paar? Oscar oli ravimatu libisemine, samas kui Felix oli puhas. See kombinatsioon tegi mõned suured komöödiad. See ei ole töökohal nii naljakas, kui olete Felix, kes püüab leida olulist äriteavet „Oscari” failis. See võib ka teie kaitset kohtuasjas tappa. Puuduv teave võib põhjustada kohtule sanktsioone või mis veelgi hullem - asi võib kaotada. Siin on neli nõuandet ettevõtte kaitsmiseks ja dokumendi säilitamise katastroofi vältimiseks.

1. Lihtsalt mõistetav dokumentide säilitamise poliitika.

Tõhus poliitika ütleb töötajatele, milliseid äriandmeid nad peavad säilitama ja kui kaua nad peavad neid säilitama. Kui poliitika on liiga keeruline, ignoreeritakse seda. Tulemuseks on kas mittevastavus või ületamine. Nõuetele mittevastavus võib põhjustada raskusi selgituste puuduste selgitamisel. Overkill, tava hoida kõik, võib tõepoolest suurendada kohtuasja kulusid, sest rohkem on vaja dokumente üle vaadata advokaadid ja paralegals. Ca-ching! Teades, kuidas ja millal seaduslikult puhastage oma failide segadus, et säästa aega ja raha.

2. Kohandage poliitikat vastavalt oma ärikultuurile ja seadustele.

Maksudokumentidel ja finantsdokumentidel on seadusega kehtestatud konkreetsed säilitamisajad. Teised dokumenditüübid ka. Sa tahad veenduda, et teie dokumendi säilitamise poliitika kajastab kõiki teie ettevõtte suhtes kohaldatavaid õiguslikke säilitamisnõudeid. Samal ajal soovid ka, et poliitika oleks praktiline ja kasutajasõbralik.

Töötajate fookusgrupid on suurepärane võimalus saada teavet selle kohta, millised dokumendid teie ettevõte toodab ja saab. Tagasiside võimaldab teil oma poliitikat kohandada vastavalt oma töötajate tööjõule. Töötaja protsessi kaasamise protsess suurendab nende arusaamist poliitika ulatusest ja eesmärgist ning loob rohkem töötajate sisseostu, mis omakorda suurendab poliitika järgimist ja suuremat edu.

3. Lisage infotehnoloogia rekordite säilitamise poliitika väljatöötamisse ja rakendamisse.

Teabeallikas koosneb paberirajast lisaks elektroonilisele rajale. Kuna IT asub tehnoloogia infrastruktuuri juhtimisel, on kriitilise tähtsusega, et nad osaleksid teie dokumentide säilitamise poliitika väljatöötamises ja rakendamises. Samuti võivad need aidata kaardistada tehnoloogiaid ja tarkvaramuutusi, mis hoiavad võti vanade varukoopiate ja muude andmekandjate avamisel.

4. Avalikustage oma andmete säilitamise poliitika sisemiselt.

Kui teie töötajad mõistavad dokumentide säilitamise poliitika taga olevaid hüvesid ja whysi, on neil paremad võimalused täita oma kriitilist rolli poliitika edukuses. Kuigi teadmine, mida tossida ja mida hoida, on koolituse oluline osa, peaks see hõlmama ka arutelu „kohtumenetluse korraldamise” üle.

Kohtumenetlus eeldab, et kõik asjaga seotud dokumendid säilitatakse kuni kohtuasja lahendamiseni. See on ülimuslik dokumendi säilitamise poliitikale ja see tuleks väljastada kohe pärast seda, kui teie ettevõte on kaevatud või kui see on õnnistatud. See kehtib ainult ülikonnaga seotud dokumentide kohta. Kohtumõistmise tähenduse mõistmata jätmine oli peamiseks raamatupidamisfirmale Arthur Andersenile surmav pärast seda, kui üks tema partneritest hoidis Enroni faili purustamispartnerit pärast seda, kui ettevõte sai sõna, mida ta oli uurinud. Ära lase sellel juhtuda.

Hea äridokumentide haldamise tavad aitavad hoida teie pabereid ja virtuaalseid dokumente sõrmeotsingutega, hõlpsasti leida vajalikku teavet, kui seda vajate. Tundub nagu igav majapidamisfunktsioon, mida ainult Felix võiks armastada; kuid isegi teie „Oscarid” suudavad mõista, kui olulist rolli nad mängivad teie ettevõtte eluea kaitsmisel: teie ettevõtte andmed. Hea dokumentide säilitamise poliitika on investeering ettevõtete jätkusuutlikkusse.

Lisateavet salvestuse säilitamise tavade kohta vt Sedona juhised teabe ja dokumentide haldamiseks elektroonilises vanuses ja ARMA (varem tuntud kui Records Managers and Administrators).


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com