Kuidas visata kliendipartei, mis ei ime

{h1}

Kui teie ettevõtte klientidele ja klientidele peetakse parteid, on panused kõrged. Siin näidatakse, kuidas neile head aega näidata ja soodsa mulje jätta.

Kui planeerite oma klientidele mingisugust parteid või üritust, hoidke oma prioriteedinimekirja ülaosas üks ülekaalukas kohustus: veenduge, et see ei ime.

Kliendiürituse eesmärk võib olla puhkuse tähistamine, teetähise ühine tunnustamine või lihtsalt tänu oma tegevuse eest. Kuid on olemas ka alumine äriline põhjus, miks kulutada aega ja ressursse, mis lähevad kliendipartnerisse: äritegevuse säilitamine või omandamine. Sellest tulenevalt on kliendiürituste planeerimise ja vastuvõtmise panused suured ning vead võivad olla kulukad.

„Viimane asi, mida sa tahad teha, on kulutada palju aega ja raha üritusele ja lõpuks mitte muljet avaldades oma klientidele - või mis veelgi hullem - jätab need halva mulje, - ütleb Lisa Morris, New Yorgis asuva Road Concierge'i esimees.

“Wow!” Ürituse korraldamine

Oma klientidele vajaliku partei või ürituse korraldamine nõuab täpset planeerimist ja korraldamist ning hoolikat tähelepanu detailidele. „Sõltuvalt ürituse suurusest peaks planeerimine algama kõikjal kolm kuni kuus kuud,” ütleb Mike Sprouse, Epic Media Groupi turundusjuht ja Chicago Epic'i meelelahutuse asutaja.

Esimene samm on luua oma üritusmeeskond. Sprouse soovitab väikeseid nelja või viie inimese meeskondi, kaasa arvatud projektijuht, kes määrab igale liikmele konkreetsed planeerimisülesanded. „Üritusmeeskond peaks kohtuma igal teisel nädalal sündmusteni jõudvate kuude jooksul ja seejärel nii tihti kui vajalik viimase paari nädala jooksul enne suurt päeva,” ütleb Sprouse.

Morris rõhutab, kui tähtis on määratleda ürituse eesmärgid varajases planeerimisetapis. „Suur kliendipartei või -üritus kujutab endast olulist ressursside investeerimist nii aja kui raha osas,” ütleb ta. "Nii et veenduge, et teate täpselt, mida sa tahad saavutada."

Kas soovid tutvustada klientidele näiteks uusi tooteid ja teenuseid või rääkida neile suundade muutumisest teie ettevõttes? Kas saada uusi väljavaateid? Teatage ühinemisest või muutke oma ettevõtte mainet või brändi? Tähistage olulist firma verstapostit klientidega, kes aitasid teil seda saavutada? Või lihtsalt öelda tänu oma klientidele suurel moel?

Arvestades seda, mis on kaalul ja sõltuvalt teie ürituse suurusest ja keerukusest ning eelarvest, palgata professionaalne ürituste planeerija, et aidata teil olla tark samm. Planeerijad saavad kogu sündmuse käia või aidata teatud konkreetsetes piirkondades (nt rajatised, toitlustajad, meelelahutajad, sisekujundajad, valgustus ja heli).

Ürituste planeerijad tasuvad kindla tasu või märgistavad teie poolt teile pakutavad teenused, mis on kõige tavalisem, kui planeerija tegeleb kogu üritusega. Sprouse märgib, et enamik planeerijaid on spetsialiseerunud teatud suurusega üritustele. "500 või enama külastusega suure ürituse planeerimiseks kulub teatud oskusi ja tausta," ütleb ta, "vali kindlasti planeerija, kes on spetsialiseerunud teie planeeritava suurusega üritusele."

Andmed ja kohustused

Koguge oma koosolek esimestel koosolekutel enne üritust. „Esimene kohtumine peaks olema ajurünnak, kus iga idee kirjutatakse, olenemata sellest, kui hull see tundub,” ütleb Sprouse. „Juht peaks seejärel kokkuvõtlikud dokumendid kokku võtma kokkuvõtlikus dokumendis ja suunama selle meeskonnale igaühe tagasiside ja lõpetamise jaoks.”

Peamised üksikasjad, nagu partei eesmärgid ja teema, sündmuse eelarve, sündmuse kuupäev ja esialgne külaliste nimekiri, tuleks kiiresti lõpetada - mitte rohkem kui nädal või kaks pärast esialgset ajurünnakut. Seejärel võib juht määrata igale meeskonnaliikmele konkreetsed kohustused ja määrata tähtajad tähtsaimate ülesannete täitmiseks. Need on tavaliselt järgmised:

Sise- ja väliskommunikatsiooni käitlemine: Kui töötajad on ürituse osa, veenduge, et nad mõistavad oma rolli. Kas nad peaksid kliendiga liituma kaaskülastajatega või olema võõrustajad? Enne ürituse toimumist pidage üleriigilist koosolekut, et selgitada nende rolli ja järgida seda üksikasjalike juhistega kirjalikult kogu ettevõtte e-posti või memorandumi kaudu.

Vahepeal hõlmab väliskommunikatsioon eelkõige kutse saatmist ja ürituse edendamist. Üks võimalus erakonna edendamiseks on spetsiaalselt ehitatud veebisaidi kaudu, mis sisaldab kõiki üksikasju ja mehhanismi RSVP-le külalistele. Teie müügiesindajad ja kontopresid saavad selle veebisaidi kutsutud isikutega jagada. „See aitab ehitada sündmusi ümbritsevat buzzi ja põnevust enne tegelikke kutseid,” ütleb Sprouse.

Kutseid saab saata elektrooniliselt, posti teel või mõlemal. Sprouse soovitab jälgida postitatud kutseid formaalsemate trükitud kutsetega umbes kuus kuni kaheksa nädalat. „Siis peaks umbes kaks kuni kolm nädalat välja tulema kutsutud, kes ei ole veel vastanud RSVP sõbralikule meeldetuletusele niipea kui võimalik”, ütleb ta.

Meelelahutus: See peaks olema otseselt seotud teie eesmärkide ja teemaga. Paar aastat tagasi kavandas ja võõrustas McMurry, Phoenixis asuv turundusettevõte, Rick 'n Roll, suur kliendipartei, kus esines popstaari ja näitleja Rick Springfieldi kontsert.

„Meie eesmärk oli paljastada oma kliente ja väljavaateid McMurry kultuurile ja meie töötajatele,” ütleb Chad Rose, McMurry asepresident. "Me teadsime, et enamik osalejaid oleksid keskealised naised, nii et me arvasime, et Rick Springfield oleks populaarne joonistus, ja ta kindlasti oli!" Ricki järgi oli Ricki järgi umbes 1000 klienti ja väljavaadet.

Suure nimega meelelahutuse, nagu popstaar või muu kuulsus, haaramiseks kasutage meelelahutaja broneerimistoimikut, keda saate tavaliselt leida meelelahutuse veebilehe või Facebooki lehekülje kaudu. Selleks, et leida kohalikke meelelahutajaid, nagu DJ-d, ansamblid või koomiksid, tehke linnale spetsiifiline veebiotsing (näiteks „partei DJ-d Atlanta's”) või paluge sõpradel ja kolleegidel, kes on võõrustanud osapooli, soovitusi.

Saidi valimine: Sõltuvalt sündmuse suurusest võib teil olla võimalik seda oma ettevõtte ruumides võõrustada või peate võib-olla leidma välise objekti. Valitud rajatise liik sõltub teie eelarvest, sündmuse suurusest, soovitud asukohast ja teie poole teemast.

Näiteks McMurry's Rick 'n Roll võõrustas McMurry äsja renoveeritud ülikoolilinnakut, et külalised saaksid uusi rajatisi reisida ja töötajaid kohtuda. See seostus otseselt eesmärgiga jagada ettevõtte kultuuri klientidega ning see oli ka omamoodi suur avatus uuele ülikoolile.

Heade abivahendite leidmine õigete välitingimuste leidmiseks on osapoolte rendifirmad, teie kohalik kaubanduskoda ja teie töötajad, kes võivad teada saada suurtest kohtadest partei jaoks, millest te ei tea.

Toidu ja joogi planeerimine: Sinu eesmärgid, eelarve ja partei teema on teie F&B peamised määravad tegurid. Näiteks võib Kariibi mere teemaga peetud partei sisaldada iseteenindusega hommikusööki koos kanafilee, guajaa grillikastme ja kookospähkli krevettidega. „Aga kui sa tahad klassid ja elegantsid edasi anda, siis võite valida lühtrid, kaaviari ja šampanja ning kena istuv õhtusöök,” ütleb Morris.

Mõned kohad, nagu hotellid ja konverentsikeskused, maaklubid, ööklubid, teatrid ja restoranid, pakuvad F&B-le osana oma teenustest. Kui teie valitud sait ei ole või soovite rohkem võimalusi kui pakub, peaks teie koht olema võimeline andma soovitusi väljaspool toitlustusettevõtet. Või tehke oma otsing kohalikest toitlustusettevõtetest, mis on spetsialiseerunud hinnale, mida kavatsete pakkuda. (Pange tähele, et mõned kohad lubavad ainult oma F&B.)

Transpordi korraldamine ja saabumise planeerimine: Morris ütleb, et see on kliendiparteide ja -ürituste puhul sageli tähelepanuta jäetud, kuid kriitiline detail, eriti kui linnavälised kliendid osalevad. „Kas need külastajad vastutavad oma transpordi eest või pakuvad grupitransporti limooside, autoparklate või busside kaudu? Mõlemal juhul teatage sellest kindlasti oma külalistele, ”ütleb ta.

Morris meenutab ühte väga elegantset ja kallis kliendiüritust, mille transport ei olnud eelnevalt korraldatud, ja kliendid läksid külma vihma poole, kandes ametlikku riietust. „Paljud külalised soovisid lahkuda peaaegu kohe pärast saabumist, kuna nad olid leotatud ja ebamugavad.”

Kui linnaosas viibivad külalised peatuvad lähedal asuvas hotellis, kontrollige, kas hotell pakub transporditeenust. Vastasel korral sõlmitakse limusiini- või autoserveriga külaliste vedamine parteisse ja sealt tagasi. Samuti olge valmis pakkuma tasuta taksoteenust kõigile kohalikele külalistele, kes võisid juua rohkem, kui neil oleks enne kodu sõitmist.

Ärge unustage plaanida külaliste saabumist ja tervitust. „Kavandage hoolikalt, kuidas saabumisprotsess toimib,” ütleb Morris. „Sa ei taha, et uksest välja sirutub pikaajaline rida, kui külalised ootavad oma mantli registreerimist või kontrollimist. Sissesõidu õmblusteta peaks olema piisavalt tervitusnõustajaid, et külalised saaksid kõndida, juua või suupisteid ja hakata kohe lõbutsema. ”

Investeeringutasuvuse mõõtmine

McMurry's Rose ütleb, et kuigi Rick 'n Rolli eesmärk ei olnud tingimata „müüa,” jälgis ettevõte uusi äritegevusi, mida ta oli võimeline siduma nendega, kes osalesid. „Meie investeeringutasuvus sündmusele oli 15-kuni 1,” ütleb ta. „Teisisõnu, me genereerisime $ 15 iga $ 1 eest, mida me üritusele kulutasime. Ja meie kliendid on seda juba mitu kuud kohanud. "

Tema peamine nõuanne teistele suurtele kliendiparteidele või üritustele? Alusta planeerimist varakult. "Alustasime Rick 'n Rolli planeerimist rohkem kui aasta enne üritust."

Rose soovitab ka "jagada ja vallutada" strateegiat: Rick 'n Rolli planeerimisel osales kuus erinevat komiteed ning iga töötaja, kes osales, oli tööga - abistades külalisi registreeruma ja andes kõigile tagatud hoolt. hoolima kellestki. Või kui Rose seda paneb, “Kõik käed olid tekil”.

Selle asemel, et töötajaid bashida? Loe kindlasti kindlasti planeet Plan the Best Employee Party Ever.


Don Sadler on vabakutseline kirjanik ja toimetaja, kes on spetsialiseerunud ettevõtlusele ja rahandusele. Saavuta teda aadressil [email protected] või külastage veebilehte donsadlerwriter.com.

Kui planeerite oma klientidele mingisugust parteid või üritust, hoidke oma prioriteedinimekirja ülaosas üks ülekaalukas kohustus: veenduge, et see ei ime.

Kliendiürituse eesmärk võib olla puhkuse tähistamine, teetähise ühine tunnustamine või lihtsalt tänu oma tegevuse eest. Kuid on olemas ka alumine äriline põhjus, miks kulutada aega ja ressursse, mis lähevad kliendipartnerisse: äritegevuse säilitamine või omandamine. Sellest tulenevalt on kliendiürituste planeerimise ja vastuvõtmise panused suured ning vead võivad olla kulukad.

„Viimane asi, mida sa tahad teha, on kulutada palju aega ja raha üritusele ja lõpuks mitte muljet avaldades oma klientidele - või mis veelgi hullem - jätab need halva mulje, - ütleb Lisa Morris, New Yorgis asuva Road Concierge'i esimees.

“Wow!” Ürituse korraldamine

Oma klientidele vajaliku partei või ürituse korraldamine nõuab täpset planeerimist ja korraldamist ning hoolikat tähelepanu detailidele. „Sõltuvalt ürituse suurusest peaks planeerimine algama kõikjal kolm kuni kuus kuud,” ütleb Mike Sprouse, Epic Media Groupi turundusjuht ja Chicago Epic'i meelelahutuse asutaja.

Esimene samm on luua oma üritusmeeskond. Sprouse soovitab väikeseid nelja või viie inimese meeskondi, kaasa arvatud projektijuht, kes määrab igale liikmele konkreetsed planeerimisülesanded. „Üritusmeeskond peaks kohtuma igal teisel nädalal sündmusteni jõudvate kuude jooksul ja seejärel nii tihti kui vajalik viimase paari nädala jooksul enne suurt päeva,” ütleb Sprouse.

Morris rõhutab, kui tähtis on määratleda ürituse eesmärgid varajases planeerimisetapis. „Suur kliendipartei või -üritus kujutab endast olulist ressursside investeerimist nii aja kui raha osas,” ütleb ta. "Nii et veenduge, et teate täpselt, mida sa tahad saavutada."

Kas soovid tutvustada klientidele näiteks uusi tooteid ja teenuseid või rääkida neile suundade muutumisest teie ettevõttes? Kas saada uusi väljavaateid? Teatage ühinemisest või muutke oma ettevõtte mainet või brändi? Tähistage olulist firma verstapostit klientidega, kes aitasid teil seda saavutada? Või lihtsalt öelda tänu oma klientidele suurel moel?

Arvestades seda, mis on kaalul ja sõltuvalt teie ürituse suurusest ja keerukusest ning eelarvest, palgata professionaalne ürituste planeerija, et aidata teil olla tark samm. Planeerijad saavad kogu sündmuse käia või aidata teatud konkreetsetes piirkondades (nt rajatised, toitlustajad, meelelahutajad, sisekujundajad, valgustus ja heli).

Ürituste planeerijad tasuvad kindla tasu või märgistavad teie poolt teile pakutavad teenused, mis on kõige tavalisem, kui planeerija tegeleb kogu üritusega. Sprouse märgib, et enamik planeerijaid on spetsialiseerunud teatud suurusega üritustele. "500 või enama külastusega suure ürituse planeerimiseks kulub teatud oskusi ja tausta," ütleb ta, "vali kindlasti planeerija, kes on spetsialiseerunud teie planeeritava suurusega üritusele."

Andmed ja kohustused

Koguge oma koosolek esimestel koosolekutel enne üritust. „Esimene kohtumine peaks olema ajurünnak, kus iga idee kirjutatakse, olenemata sellest, kui hull see tundub,” ütleb Sprouse. „Juht peaks seejärel kokkuvõtlikud dokumendid kokku võtma kokkuvõtlikus dokumendis ja suunama selle meeskonnale igaühe tagasiside ja lõpetamise jaoks.”

Peamised üksikasjad, nagu partei eesmärgid ja teema, sündmuse eelarve, sündmuse kuupäev ja esialgne külaliste nimekiri, tuleks kiiresti lõpetada - mitte rohkem kui nädal või kaks pärast esialgset ajurünnakut. Seejärel võib juht määrata igale meeskonnaliikmele konkreetsed kohustused ja määrata tähtajad tähtsaimate ülesannete täitmiseks. Need on tavaliselt järgmised:

Sise- ja väliskommunikatsiooni käitlemine: Kui töötajad on ürituse osa, veenduge, et nad mõistavad oma rolli. Kas nad peaksid kliendiga liituma kaaskülastajatega või olema võõrustajad? Enne ürituse toimumist pidage üleriigilist koosolekut, et selgitada nende rolli ja järgida seda üksikasjalike juhistega kirjalikult kogu ettevõtte e-posti või memorandumi kaudu.

Vahepeal hõlmab väliskommunikatsioon eelkõige kutse saatmist ja ürituse edendamist. Üks võimalus erakonna edendamiseks on spetsiaalselt ehitatud veebisaidi kaudu, mis sisaldab kõiki üksikasju ja mehhanismi RSVP-le külalistele. Teie müügiesindajad ja kontopresid saavad selle veebisaidi kutsutud isikutega jagada. „See aitab ehitada sündmusi ümbritsevat buzzi ja põnevust enne tegelikke kutseid,” ütleb Sprouse.

Kutseid saab saata elektrooniliselt, posti teel või mõlemal. Sprouse soovitab jälgida postitatud kutseid formaalsemate trükitud kutsetega umbes kuus kuni kaheksa nädalat. „Siis peaks umbes kaks kuni kolm nädalat välja tulema kutsutud, kes ei ole veel vastanud RSVP sõbralikule meeldetuletusele niipea kui võimalik”, ütleb ta.

Meelelahutus: See peaks olema otseselt seotud teie eesmärkide ja teemaga. Paar aastat tagasi kavandas ja võõrustas McMurry, Phoenixis asuv turundusettevõte, Rick 'n Roll, suur kliendipartei, kus esines popstaari ja näitleja Rick Springfieldi kontsert.

„Meie eesmärk oli paljastada oma kliente ja väljavaateid McMurry kultuurile ja meie töötajatele,” ütleb Chad Rose, McMurry asepresident. "Me teadsime, et enamik osalejaid oleksid keskealised naised, nii et me arvasime, et Rick Springfield oleks populaarne joonistus, ja ta kindlasti oli!" Ricki järgi oli Ricki järgi umbes 1000 klienti ja väljavaadet.

Suure nimega meelelahutuse, nagu popstaar või muu kuulsus, haaramiseks kasutage meelelahutaja broneerimistoimikut, keda saate tavaliselt leida meelelahutuse veebilehe või Facebooki lehekülje kaudu. Selleks, et leida kohalikke meelelahutajaid, nagu DJ-d, ansamblid või koomiksid, tehke linnale spetsiifiline veebiotsing (näiteks „partei DJ-d Atlanta's”) või paluge sõpradel ja kolleegidel, kes on võõrustanud osapooli, soovitusi.

Saidi valimine: Sõltuvalt sündmuse suurusest võib teil olla võimalik seda oma ettevõtte ruumides võõrustada või peate võib-olla leidma välise objekti. Valitud rajatise liik sõltub teie eelarvest, sündmuse suurusest, soovitud asukohast ja teie poole teemast.

Näiteks McMurry's Rick 'n Roll võõrustas McMurry äsja renoveeritud ülikoolilinnakut, et külalised saaksid uusi rajatisi reisida ja töötajaid kohtuda. See seostus otseselt eesmärgiga jagada ettevõtte kultuuri klientidega ning see oli ka omamoodi suur avatus uuele ülikoolile.

Heade abivahendite leidmine õigete välitingimuste leidmiseks on osapoolte rendifirmad, teie kohalik kaubanduskoda ja teie töötajad, kes võivad teada saada suurtest kohtadest partei jaoks, millest te ei tea.

Toidu ja joogi planeerimine: Sinu eesmärgid, eelarve ja partei teema on teie F&B peamised määravad tegurid. Näiteks võib Kariibi mere teemaga peetud partei sisaldada iseteenindusega hommikusööki koos kanafilee, guajaa grillikastme ja kookospähkli krevettidega. „Aga kui sa tahad klassid ja elegantsid edasi anda, siis võite valida lühtrid, kaaviari ja šampanja ning kena istuv õhtusöök,” ütleb Morris.

Mõned kohad, nagu hotellid ja konverentsikeskused, maaklubid, ööklubid, teatrid ja restoranid, pakuvad F&B-le osana oma teenustest. Kui teie valitud sait ei ole või soovite rohkem võimalusi kui pakub, peaks teie koht olema võimeline andma soovitusi väljaspool toitlustusettevõtet. Või tehke oma otsing kohalikest toitlustusettevõtetest, mis on spetsialiseerunud hinnale, mida kavatsete pakkuda. (Pange tähele, et mõned kohad lubavad ainult oma F&B.)

Transpordi korraldamine ja saabumise planeerimine: Morris ütleb, et see on kliendiparteide ja -ürituste puhul sageli tähelepanuta jäetud, kuid kriitiline detail, eriti kui linnavälised kliendid osalevad. „Kas need külastajad vastutavad oma transpordi eest või pakuvad grupitransporti limooside, autoparklate või busside kaudu? Mõlemal juhul teatage sellest kindlasti oma külalistele, ”ütleb ta.

Morris meenutab ühte väga elegantset ja kallis kliendiüritust, mille transport ei olnud eelnevalt korraldatud, ja kliendid läksid külma vihma poole, kandes ametlikku riietust. „Paljud külalised soovisid lahkuda peaaegu kohe pärast saabumist, kuna nad olid leotatud ja ebamugavad.”

Kui linnaosas viibivad külalised peatuvad lähedal asuvas hotellis, kontrollige, kas hotell pakub transporditeenust. Vastasel korral sõlmitakse limusiini- või autoserveriga külaliste vedamine parteisse ja sealt tagasi. Samuti olge valmis pakkuma tasuta taksoteenust kõigile kohalikele külalistele, kes võisid juua rohkem, kui neil oleks enne kodu sõitmist.

Ärge unustage plaanida külaliste saabumist ja tervitust. „Kavandage hoolikalt, kuidas saabumisprotsess toimib,” ütleb Morris. „Sa ei taha, et uksest välja sirutub pikaajaline rida, kui külalised ootavad oma mantli registreerimist või kontrollimist. Sissesõidu õmblusteta peaks olema piisavalt tervitusnõustajaid, et külalised saaksid kõndida, juua või suupisteid ja hakata kohe lõbutsema. ”

Investeeringutasuvuse mõõtmine

McMurry's Rose ütleb, et kuigi Rick 'n Rolli eesmärk ei olnud tingimata „müüa,” jälgis ettevõte uusi äritegevusi, mida ta oli võimeline siduma nendega, kes osalesid. „Meie investeeringutasuvus sündmusele oli 15-kuni 1,” ütleb ta. „Teisisõnu, me genereerisime $ 15 iga $ 1 eest, mida me üritusele kulutasime. Ja meie kliendid on seda juba mitu kuud kohanud. "

Tema peamine nõuanne teistele suurtele kliendiparteidele või üritustele? Alusta planeerimist varakult. "Alustasime Rick 'n Rolli planeerimist rohkem kui aasta enne üritust."

Rose soovitab ka "jagada ja vallutada" strateegiat: Rick 'n Rolli planeerimisel osales kuus erinevat komiteed ning iga töötaja, kes osales, oli tööga - abistades külalisi registreeruma ja andes kõigile tagatud hoolt. hoolima kellestki. Või kui Rose seda paneb, “Kõik käed olid tekil”.

Selle asemel, et töötajaid bashida? Loe kindlasti kindlasti planeet Plan the Best Employee Party Ever.


Don Sadler on vabakutseline kirjanik ja toimetaja, kes on spetsialiseerunud ettevõtlusele ja rahandusele. Saavuta teda aadressil [email protected] või külastage veebilehte donsadlerwriter.com.

Kui planeerite oma klientidele mingisugust parteid või üritust, hoidke oma prioriteedinimekirja ülaosas üks ülekaalukas kohustus: veenduge, et see ei ime.

Kliendiürituse eesmärk võib olla puhkuse tähistamine, teetähise ühine tunnustamine või lihtsalt tänu oma tegevuse eest. Kuid on olemas ka alumine äriline põhjus, miks kulutada aega ja ressursse, mis lähevad kliendipartnerisse: äritegevuse säilitamine või omandamine. Sellest tulenevalt on kliendiürituste planeerimise ja vastuvõtmise panused suured ning vead võivad olla kulukad.

„Viimane asi, mida sa tahad teha, on kulutada palju aega ja raha üritusele ja lõpuks mitte muljet avaldades oma klientidele - või mis veelgi hullem - jätab need halva mulje, - ütleb Lisa Morris, New Yorgis asuva Road Concierge'i esimees.

“Wow!” Ürituse korraldamine

Oma klientidele vajaliku partei või ürituse korraldamine nõuab täpset planeerimist ja korraldamist ning hoolikat tähelepanu detailidele. „Sõltuvalt ürituse suurusest peaks planeerimine algama kõikjal kolm kuni kuus kuud,” ütleb Mike Sprouse, Epic Media Groupi turundusjuht ja Chicago Epic'i meelelahutuse asutaja.

Esimene samm on luua oma üritusmeeskond. Sprouse soovitab väikeseid nelja või viie inimese meeskondi, kaasa arvatud projektijuht, kes määrab igale liikmele konkreetsed planeerimisülesanded. „Üritusmeeskond peaks kohtuma igal teisel nädalal sündmusteni jõudvate kuude jooksul ja seejärel nii tihti kui vajalik viimase paari nädala jooksul enne suurt päeva,” ütleb Sprouse.

Morris rõhutab, kui tähtis on määratleda ürituse eesmärgid varajases planeerimisetapis. „Suur kliendipartei või -üritus kujutab endast olulist ressursside investeerimist nii aja kui raha osas,” ütleb ta. "Nii et veenduge, et teate täpselt, mida sa tahad saavutada."

Kas soovid tutvustada klientidele näiteks uusi tooteid ja teenuseid või rääkida neile suundade muutumisest teie ettevõttes? Kas saada uusi väljavaateid? Teatage ühinemisest või muutke oma ettevõtte mainet või brändi? Tähistage olulist firma verstapostit klientidega, kes aitasid teil seda saavutada? Või lihtsalt öelda tänu oma klientidele suurel moel?

Arvestades seda, mis on kaalul ja sõltuvalt teie ürituse suurusest ja keerukusest ning eelarvest, palgata professionaalne ürituste planeerija, et aidata teil olla tark samm. Planeerijad saavad kogu sündmuse käia või aidata teatud konkreetsetes piirkondades (nt rajatised, toitlustajad, meelelahutajad, sisekujundajad, valgustus ja heli).

Ürituste planeerijad tasuvad kindla tasu või märgistavad teie poolt teile pakutavad teenused, mis on kõige tavalisem, kui planeerija tegeleb kogu üritusega. Sprouse märgib, et enamik planeerijaid on spetsialiseerunud teatud suurusega üritustele. "500 või enama külastusega suure ürituse planeerimiseks kulub teatud oskusi ja tausta," ütleb ta, "vali kindlasti planeerija, kes on spetsialiseerunud teie planeeritava suurusega üritusele."

Andmed ja kohustused

Koguge oma koosolek esimestel koosolekutel enne üritust. „Esimene kohtumine peaks olema ajurünnak, kus iga idee kirjutatakse, olenemata sellest, kui hull see tundub,” ütleb Sprouse. „Juht peaks seejärel kokkuvõtlikud dokumendid kokku võtma kokkuvõtlikus dokumendis ja suunama selle meeskonnale igaühe tagasiside ja lõpetamise jaoks.”

Peamised üksikasjad, nagu partei eesmärgid ja teema, sündmuse eelarve, sündmuse kuupäev ja esialgne külaliste nimekiri, tuleks kiiresti lõpetada - mitte rohkem kui nädal või kaks pärast esialgset ajurünnakut. Seejärel võib juht määrata igale meeskonnaliikmele konkreetsed kohustused ja määrata tähtajad tähtsaimate ülesannete täitmiseks. Need on tavaliselt järgmised:

Sise- ja väliskommunikatsiooni käitlemine: Kui töötajad on ürituse osa, veenduge, et nad mõistavad oma rolli. Kas nad peaksid kliendiga liituma kaaskülastajatega või olema võõrustajad? Enne ürituse toimumist pidage üleriigilist koosolekut, et selgitada nende rolli ja järgida seda üksikasjalike juhistega kirjalikult kogu ettevõtte e-posti või memorandumi kaudu.

Vahepeal hõlmab väliskommunikatsioon eelkõige kutse saatmist ja ürituse edendamist. Üks võimalus erakonna edendamiseks on spetsiaalselt ehitatud veebisaidi kaudu, mis sisaldab kõiki üksikasju ja mehhanismi RSVP-le külalistele. Teie müügiesindajad ja kontopresid saavad selle veebisaidi kutsutud isikutega jagada. „See aitab ehitada sündmusi ümbritsevat buzzi ja põnevust enne tegelikke kutseid,” ütleb Sprouse.

Kutseid saab saata elektrooniliselt, posti teel või mõlemal. Sprouse soovitab jälgida postitatud kutseid formaalsemate trükitud kutsetega umbes kuus kuni kaheksa nädalat. „Siis peaks umbes kaks kuni kolm nädalat välja tulema kutsutud, kes ei ole veel vastanud RSVP sõbralikule meeldetuletusele niipea kui võimalik”, ütleb ta.

Meelelahutus: See peaks olema otseselt seotud teie eesmärkide ja teemaga. Paar aastat tagasi kavandas ja võõrustas McMurry, Phoenixis asuv turundusettevõte, Rick 'n Roll, suur kliendipartei, kus esines popstaari ja näitleja Rick Springfieldi kontsert.

„Meie eesmärk oli paljastada oma kliente ja väljavaateid McMurry kultuurile ja meie töötajatele,” ütleb Chad Rose, McMurry asepresident. "Me teadsime, et enamik osalejaid oleksid keskealised naised, nii et me arvasime, et Rick Springfield oleks populaarne joonistus, ja ta kindlasti oli!" Ricki järgi oli Ricki järgi umbes 1000 klienti ja väljavaadet.

Suure nimega meelelahutuse, nagu popstaar või muu kuulsus, haaramiseks kasutage meelelahutaja broneerimistoimikut, keda saate tavaliselt leida meelelahutuse veebilehe või Facebooki lehekülje kaudu. Selleks, et leida kohalikke meelelahutajaid, nagu DJ-d, ansamblid või koomiksid, tehke linnale spetsiifiline veebiotsing (näiteks „partei DJ-d Atlanta's”) või paluge sõpradel ja kolleegidel, kes on võõrustanud osapooli, soovitusi.

Saidi valimine: Sõltuvalt sündmuse suurusest võib teil olla võimalik seda oma ettevõtte ruumides võõrustada või peate võib-olla leidma välise objekti. Valitud rajatise liik sõltub teie eelarvest, sündmuse suurusest, soovitud asukohast ja teie poole teemast.

Näiteks McMurry's Rick 'n Roll võõrustas McMurry äsja renoveeritud ülikoolilinnakut, et külalised saaksid uusi rajatisi reisida ja töötajaid kohtuda. See seostus otseselt eesmärgiga jagada ettevõtte kultuuri klientidega ning see oli ka omamoodi suur avatus uuele ülikoolile.

Heade abivahendite leidmine õigete välitingimuste leidmiseks on osapoolte rendifirmad, teie kohalik kaubanduskoda ja teie töötajad, kes võivad teada saada suurtest kohtadest partei jaoks, millest te ei tea.

Toidu ja joogi planeerimine: Sinu eesmärgid, eelarve ja partei teema on teie F&B peamised määravad tegurid. Näiteks võib Kariibi mere teemaga peetud partei sisaldada iseteenindusega hommikusööki koos kanafilee, guajaa grillikastme ja kookospähkli krevettidega. „Aga kui sa tahad klassid ja elegantsid edasi anda, siis võite valida lühtrid, kaaviari ja šampanja ning kena istuv õhtusöök,” ütleb Morris.

Mõned kohad, nagu hotellid ja konverentsikeskused, maaklubid, ööklubid, teatrid ja restoranid, pakuvad F&B-le osana oma teenustest. Kui teie valitud sait ei ole või soovite rohkem võimalusi kui pakub, peaks teie koht olema võimeline andma soovitusi väljaspool toitlustusettevõtet. Või tehke oma otsing kohalikest toitlustusettevõtetest, mis on spetsialiseerunud hinnale, mida kavatsete pakkuda. (Pange tähele, et mõned kohad lubavad ainult oma F&B.)

Transpordi korraldamine ja saabumise planeerimine: Morris ütleb, et see on kliendiparteide ja -ürituste puhul sageli tähelepanuta jäetud, kuid kriitiline detail, eriti kui linnavälised kliendid osalevad. „Kas need külastajad vastutavad oma transpordi eest või pakuvad grupitransporti limooside, autoparklate või busside kaudu? Mõlemal juhul teatage sellest kindlasti oma külalistele, ”ütleb ta.

Morris meenutab ühte väga elegantset ja kallis kliendiüritust, mille transport ei olnud eelnevalt korraldatud, ja kliendid läksid külma vihma poole, kandes ametlikku riietust. „Paljud külalised soovisid lahkuda peaaegu kohe pärast saabumist, kuna nad olid leotatud ja ebamugavad.”

Kui linnaosas viibivad külalised peatuvad lähedal asuvas hotellis, kontrollige, kas hotell pakub transporditeenust. Vastasel korral sõlmitakse limusiini- või autoserveriga külaliste vedamine parteisse ja sealt tagasi. Samuti olge valmis pakkuma tasuta taksoteenust kõigile kohalikele külalistele, kes võisid juua rohkem, kui neil oleks enne kodu sõitmist.

Ärge unustage plaanida külaliste saabumist ja tervitust. „Kavandage hoolikalt, kuidas saabumisprotsess toimib,” ütleb Morris. „Sa ei taha, et uksest välja sirutub pikaajaline rida, kui külalised ootavad oma mantli registreerimist või kontrollimist. Sissesõidu õmblusteta peaks olema piisavalt tervitusnõustajaid, et külalised saaksid kõndida, juua või suupisteid ja hakata kohe lõbutsema. ”

Investeeringutasuvuse mõõtmine

McMurry's Rose ütleb, et kuigi Rick 'n Rolli eesmärk ei olnud tingimata „müüa,” jälgis ettevõte uusi äritegevusi, mida ta oli võimeline siduma nendega, kes osalesid. „Meie investeeringutasuvus sündmusele oli 15-kuni 1,” ütleb ta. „Teisisõnu, me genereerisime $ 15 iga $ 1 eest, mida me üritusele kulutasime. Ja meie kliendid on seda juba mitu kuud kohanud. "


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com