Kuus küsimust, millele peaksite vastama enne kohtumise planeerimist

{h1}

„kui koosoleku tulemusel midagi ei muutu, oli see aja raiskamine.

Olen viimastel nädalatel lugenud mitmeid blogisid, mis on arutanud nõuandeid, mis võivad kohtumisi parandada. Peaaegu kõik need arutasid taktikalise tasandi parendusi, näiteks kasutasid kirjalikku tegevuskava või riputavad seinale flip charti, et jäädvustada muid seotud teemasid („parkimisplats”). Kohtumised on vajalikud igas organisatsioonis, eriti need, mis täiendavad klienditeenindust või kliendikogemust.

Lähendame strateegilist tasandit ja vaatame kohtumisi teisest vaatenurgast. Siin on kuus küsimust, mida olen õppinud viimaste 33 aasta jooksul küsima, mõnikord kõvasti.

1. Milline on teie kohtumine?

Koosolekud on vahendiks. Nad ei ole lõpp ise. Nagu minu esimene ülemus ütles: „Kui koosoleku tulemusel midagi ei muutu, siis oli see aja raiskamine.” Enne kui kutsute kedagi koosolekusse, määrake koosoleku eesmärk (id). Kas see on teavitamine, probleemide lahendamine, usaldusnõude täitmine? Kuidas see aitab teil oma suurema otsa või eesmärgi suunas liikuda? Kui te ei saa sellele küsimusele vastata, siis ei peaks te kohtumist kokku kutsuma. Pange koosoleku eesmärgid päevakorra tippu.

2. Milline on minimaalne tulemus, mille sa aktsepteerid ja on endiselt edukas?

Sama oluline kui teie eesmärgi tundmine, milline on minimaalne aktsepteeritud tulemus, mis tähendab veel, et olete oma üldeesmärgile lähemale jõudnud. See kehtib eriti meeskonna esimese koosoleku kohta. Keegi võib midagi paremini mõista kui teie ja see võib teie koosoleku päevakorra aknast välja visata. Nagu USA sõjavägi ütleb: “Ükski plaan ei ela esimesena puutumatuna.”

3. Millist vormingut kasutate?

Millist formaati peaksite oma eesmärkide saavutamiseks kasutama? Näost näkku, videokonverents, telekonverents, vestlus? Igal neist on oma plusse ja miinuseid.

4. Millised on teie reeglid?

Millised on reeglid või normid? Kui te parameetreid ei määra, siis on teil oht, et teil on ükskõik milline hea tähendusega (või mitte nii hea tähendusega) isik, kes hävitab teie kogu koosoleku teemaväliselt, rambeldades või vingutades.

5. Kuidas kaasate kõik?

Mõned inimesed on introvertseeritud, mõned on ekstrovertseeritud. Enne koosoleku läbiviimist on plaan, et julgustada kõiki osalema, isegi äärmuslikke introverte. Nende ideed võivad olla sama head või paremad, kui see, mis on rõõmsameelne poiss, kuid võib-olla peate mõned hambad tõmbama. "Maarja, mida sa selle vastu võtad?" "George, mida sa siiani arutlevad?" See võib olla nii lihtne kui osalejate nimekiri ja iga nime nime all märge, nagu ta räägib.

6. Kuidas tagate, et teie koosolek algab ja lõpeb õigeaegselt?

Lõpuks kõik koosolekud peaksid algama ajahetkel. Ma tean, et konverentskõned on tavapärased, et alustada paar minutit hilja, et igaüks saaks sisse helistada. Olen alustanud oma konverentskõnede ajastamist ühe tunni möödudes tunnist. See on siis, kui ma hakkan rääkima. Kui olete lootnud, et hakkate kas õigeaegselt või paar minutit hiljaks jääma, ootavad inimesed seda.

Koosolekud peaksid samuti lõppema õigeaegselt. Kui koosolek hakkab kulgema, paluge häälteenamust selle üle, kas see peaks lõppema õigeaegselt või jätkama lühikest aega. Siis järgige seda otsust.

Iga teie koosoleku kvaliteet on teie edu seisukohalt kriitiline. Mida väärtuslikumad osalejad kohtumisi tajuvad, seda rohkem nad annavad oma panuse. Kui nad ei näe väärtust, hakkavad nad leiutama põhjusi, et edasi tulevad koosolekud. Ärge keskenduge ainult teemade loetelule; kulutada aega planeerimise viise üldise kvaliteedi parandamiseks.

Tervitab,

Glenn

Kohtuge mind Twitteris. Ma olen txglennross.

Olen viimastel nädalatel lugenud mitmeid blogisid, mis on arutanud nõuandeid, mis võivad kohtumisi parandada. Peaaegu kõik need arutasid taktikalise tasandi parendusi, näiteks kasutasid kirjalikku tegevuskava või riputavad seinale flip charti, et jäädvustada muid seotud teemasid („parkimisplats”). Kohtumised on vajalikud igas organisatsioonis, eriti need, mis täiendavad klienditeenindust või kliendikogemust.

Lähendame strateegilist tasandit ja vaatame kohtumisi teisest vaatenurgast. Siin on kuus küsimust, mida olen õppinud viimaste 33 aasta jooksul küsima, mõnikord kõvasti.

1. Milline on teie kohtumine?

Koosolekud on vahendiks. Nad ei ole lõpp ise. Nagu mu esimene boss öelnud, "Kui koosoleku tulemusel midagi ei muutu, oli see aja raiskamine." Enne, kui kutsute kedagi koosolekusse, määrake koosoleku eesmärk (id). Kas see on teavitamine, probleemide lahendamine, usaldusnõude täitmine? Kuidas see aitab teil oma suurema otsa või eesmärgi suunas liikuda? Kui te ei saa sellele küsimusele vastata, siis ei peaks te kohtumist kokku kutsuma. Pange koosoleku eesmärgid päevakorra tippu.

2. Milline on minimaalne tulemus, mille sa aktsepteerid ja on endiselt edukas?

Sama oluline kui teie eesmärgi tundmine, milline on minimaalne aktsepteeritud tulemus, mis tähendab veel, et olete oma üldeesmärgile lähemale jõudnud. See kehtib eriti meeskonna esimese koosoleku kohta. Keegi võib midagi paremini mõista kui teie ja see võib teie koosoleku päevakorra aknast välja visata. Nagu USA sõjavägi ütleb, „Ükski plaan ei ela esimese kontakti puutumata.”

3. Millist vormingut kasutate?

Millist formaati peaksite oma eesmärkide saavutamiseks kasutama? Näost näkku, videokonverents, telekonverents, vestlus? Igal neist on oma plusse ja miinuseid.

4. Millised on teie reeglid?

Millised on reeglid või normid? Kui te parameetreid ei määra, siis on teil oht, et teil on ükskõik milline hea tähendusega (või mitte nii hea tähendusega) isik, kes hävitab teie kogu koosoleku teemaväliselt, rambeldades või vingutades.

5. Kuidas kaasate kõik?

Mõned inimesed on introvertseeritud, mõned on ekstrovertseeritud. Enne koosoleku läbiviimist on plaan, et julgustada kõiki osalema, isegi äärmuslikke introverte. Nende ideed võivad olla sama head või paremad, kui see, mis on rõõmsameelne poiss, kuid võib-olla peate mõned hambad tõmbama. "Maarja, mida sa selle vastu võtad?" "George, mida sa siiani arutlevad?" See võib olla nii lihtne kui osalejate nimekiri ja iga nime nime all märge, nagu ta räägib.

6. Kuidas tagate, et teie koosolek algab ja lõpeb õigeaegselt?

Lõpuks kõik koosolekud peaksid algama ajahetkel. Ma tean, et konverentskõned on tavapärased, et alustada paar minutit hilja, et igaüks saaks sisse helistada. Olen alustanud oma konverentskõnede ajastamist ühe tunni möödudes tunnist. See on siis, kui ma hakkan rääkima. Kui olete lootnud, et hakkate kas õigeaegselt või paar minutit hiljaks jääma, ootavad inimesed seda.

Koosolekud peaksid samuti lõppema õigeaegselt. Kui koosolek hakkab kulgema, paluge häälteenamust selle üle, kas see peaks lõppema õigeaegselt või jätkama lühikest aega. Siis järgige seda otsust.

Iga teie koosoleku kvaliteet on teie edu seisukohalt kriitiline. Mida väärtuslikumad osalejad kohtumisi tajuvad, seda rohkem nad annavad oma panuse. Kui nad ei näe väärtust, hakkavad nad leiutama põhjusi, et edasi tulevad koosolekud. Ärge keskenduge ainult teemade loetelule; kulutada aega planeerimise viise üldise kvaliteedi parandamiseks.

Tervitab,

Glenn

Kohtuge mind Twitteris. Ma olen txglennross.


Video: The Secrets Donald Trump Doesn't Want You to Know About: Business, Finance, Marketing


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com