Nõuanded eduka telekonverentsi pidamiseks

{h1}

Sõltumata suurusest saavad ettevõtted kasutada palju võimalusi, mida telekonverentsid nüüd pakuvad.

Kas teil on vaja kohtuda sadade töötajate või mõne koostööpartneriga projekti puhul, võib telekonverents olla teie parim valik. Põnevadel päevadel hindavad osalejad, et nad ei pea hoonest või isegi nende lauadest lahkuma projekti arutamiseks.

Kuidas te telekonverentsi ja kasutatavat tehnoloogiat kasutate, sõltub eesmärgist. Näiteks võib-olla annab üks või kaks inimest ettekannet, millele järgneb Q&A seanss. Või äkki on telekonverentsil rohkem koostööd, kusjuures kõik osalejad peaksid oma panuse andma. Teil võib tekkida vajadus töötada dokumentidega või vaadata PowerPointi esitlust või Exceli dokumenti.

Kõige lihtsamalt saavad osalejad oma telefonist helistada kesknumbriks ja sisestada pääsukoodi, mis nõuab kõige vähem seadmeid. See on asjakohane väikeste inimeste rühmade jaoks, kus kõik osalevad kõne ajal ja ei vaja visuaale. Siiski, kui üks inimene annab esitluse, vali telekonverentsi teenus, mis annab mittetulijadele passikoodi, mis hoiab neid vaigistuses. Kui soovite, et pärast kõneleja tegemist oleks Q & A-seanss, saate lubada teistel helistajal oma telefonide sisse lülitada. Veenduge, et teie kasutatav teenus mahutab vajaliku arvu osalejaid vajaliku aja jooksul.

Suurema hulga inimestega kõnede puhul kaaluge operaatori kasutamist osalejate tutvustamiseks ja konverentsi juhtimiseks. Mõned ettevõtted pakuvad ka transkriptsiooniteenuseid ning salvestavad kõne ja teevad selle hilisemaks allalaadimiseks kättesaadavaks. Samuti saate korraldada küsitlusi, kus helistajad saavad antud küsimuse üle hääletada konkreetse numbri vajutamisega.

Kui ühe hoone töötajad helistavad pigem ühisest konverentsiruumist kui oma kontorist, vajate valjuhääldit. Veenduge, et kvaliteet on piisavalt hea, et kõnelejate arv ja et see oleks tabeli keskel. Ärge kunagi lohistage seda inimeselt inimesele.

Kui hääl ei ole piisav, saate ka lisada oma videokonverentsile video, veebi, dokumendikoostööd ja palju muud. Näiteks pärast kõnega liitumist saavad osalejad vaadata konverentsiruumis PowerPointit või muud esitlust oma arvutis või ekraanil või sülearvutil. Samuti võimaldavad võrguteenused töötajatele dokumente, näiteks Exceli tabelit, oma arvutites vaadata, samas kui kõneleja selgitab, kuidas neid manipuleerida. Kõik töötajad saavad dokumentides muudatusi teha Google Docsiga sarnase programmiga. Interaktiivsete tahvlite abil saab esineja pilte või tühja lehekülge kasutada, kui osalejad muudatusi vaatavad.

Mõned firmad pakuvad kombineeritud hääl-, video- ja veebikonverentsidega pakette, sealhulgas Cisco, Nortel ja Alcatel-Lucent. Näiteks saadab Cisco Unified MeetingPlace Outlooki kaudu kutsed, kutsub osalejaid, palub neil salvestada nende nimed tutvustamiseks ning võimaldab lisaks video- ja veebifunktsioonidele ka helisignaale vaigistada.

Sõltumata sellest, millist telekonverentsi te vastuvõtate, saatke kindlasti kutse üksikasjad eelnevalt koos koosoleku üksikasjadega, kaasa arvatud sissehelistamisnumber ja mis tahes lisateabe helistajad. Enne koosoleku algust esitage põhireeglid. Näiteks tuletage osalejatele meelde, et nad ei hoia oma telefone ootele, ja jätke teistele oma muusika alla.

Teenusepakkuja ja telekonverentsi seadmete valimisel kaaluge, kui tihti te helistate ja millised funktsioonid on teile kõige olulisemad. Telekonverentsid nõuavad alginvesteeringut, kuid pidage meeles, et saate oma ettevõtte raha säästa, vähendades reisi ja parandades tootlikkust.

Kas teil on vaja kohtuda sadade töötajate või mõne koostööpartneriga projekti puhul, võib telekonverents olla teie parim valik. Põnevadel päevadel hindavad osalejad, et nad ei pea hoonest või isegi nende lauadest lahkuma projekti arutamiseks.

Kuidas te telekonverentsi ja kasutatavat tehnoloogiat kasutate, sõltub eesmärgist. Näiteks võib-olla annab üks või kaks inimest ettekannet, millele järgneb Q&A seanss. Või äkki on telekonverentsil rohkem koostööd, kusjuures kõik osalejad peaksid oma panuse andma. Teil võib tekkida vajadus töötada dokumentidega või vaadata PowerPointi esitlust või Exceli dokumenti.

Kõige lihtsamalt saavad osalejad oma telefonist helistada kesknumbriks ja sisestada pääsukoodi, mis nõuab kõige vähem seadmeid. See on asjakohane väikeste inimeste rühmade jaoks, kus kõik osalevad kõne ajal ja ei vaja visuaale. Siiski, kui üks inimene annab esitluse, vali telekonverentsi teenus, mis annab mittetulijadele passikoodi, mis hoiab neid vaigistuses. Kui soovite, et pärast kõneleja tegemist oleks Q & A-seanss, saate lubada teistel helistajal oma telefonide sisse lülitada. Veenduge, et teie kasutatav teenus mahutab vajaliku arvu osalejaid vajaliku aja jooksul.

Suurema hulga inimestega kõnede puhul kaaluge operaatori kasutamist osalejate tutvustamiseks ja konverentsi juhtimiseks. Mõned ettevõtted pakuvad ka transkriptsiooniteenuseid ning salvestavad kõne ja teevad selle hilisemaks allalaadimiseks kättesaadavaks. Samuti saate korraldada küsitlusi, kus helistajad saavad antud küsimuse üle hääletada konkreetse numbri vajutamisega.

Kui ühe hoone töötajad helistavad pigem ühisest konverentsiruumist kui oma kontorist, vajate valjuhääldit. Veenduge, et kvaliteet on piisavalt hea, et kõnelejate arv ja et see oleks tabeli keskel. Ärge kunagi lohistage seda inimeselt inimesele.

Kui hääl ei ole piisav, saate ka lisada oma videokonverentsile video, veebi, dokumendikoostööd ja palju muud. Näiteks pärast kõnega liitumist saavad osalejad vaadata konverentsiruumis PowerPointit või muud esitlust oma arvutis või ekraanil või sülearvutil. Samuti võimaldavad võrguteenused töötajatele dokumente, näiteks Exceli tabelit, oma arvutites vaadata, samas kui kõneleja selgitab, kuidas neid manipuleerida. Kõik töötajad saavad dokumentides muudatusi teha Google Docsiga sarnase programmiga. Interaktiivsete tahvlite abil saab esineja pilte või tühja lehekülge kasutada, kui osalejad muudatusi vaatavad.

Mõned firmad pakuvad kombineeritud hääl-, video- ja veebikonverentsidega pakette, sealhulgas Cisco, Nortel ja Alcatel-Lucent. Näiteks saadab Cisco Unified MeetingPlace Outlooki kaudu kutsed, kutsub osalejaid, palub neil salvestada nende nimed tutvustamiseks ning võimaldab lisaks video- ja veebifunktsioonidele ka helisignaale vaigistada.

Sõltumata sellest, millist telekonverentsi te vastuvõtate, saatke kindlasti kutse üksikasjad eelnevalt koos koosoleku üksikasjadega, kaasa arvatud sissehelistamisnumber ja mis tahes lisateabe helistajad. Enne koosoleku algust esitage põhireeglid. Näiteks tuletage osalejatele meelde, et nad ei hoia oma telefone ootele, ja jätke teistele oma muusika alla.

Teenusepakkuja ja telekonverentsi seadmete valimisel kaaluge, kui tihti te helistate ja millised funktsioonid on teile kõige olulisemad. Telekonverentsid nõuavad alginvesteeringut, kuid pidage meeles, et saate oma ettevõtte raha säästa, vähendades reisi ja parandades tootlikkust.


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com