Miks väikeettevõtted ei õnnestu QuickBooksiga

{h1}

Töötan pidevalt raskustes olevate väikeettevõtete omanikega ja see ei ole tingitud sellest, et nad ei saa quickbooksis tehinguid teha. Ilma järgmiste lihtsate manuaalsete protsessideta võite kaotada kontrolli oma raha, võlgnevuste, sissetulekute ja kasumlikkuse üle.

Töötan pidevalt väikeste ettevõtete omanikega, kelle ettevõtted on rahalistes raskustes - ja see ei ole sellepärast, et nad ei saa QuickBooksis tehinguid teha. Ilma järgmiste lihtsate manuaalsete protsessideta võib isegi QuickBooksil vilunud inimene kaotada kontrolli ettevõtte raha, võlgnevuste, nõuete ja kasumlikkuse üle.

Töötasin eelmisel nädalal pettunud kliendiga, kes lihtsalt tahtsin aidata mõningate kulude hüvitamise ja kasumi jaotamise kontrollimist ise ja tema partnerid. Meie ülesanne algas piisavalt lihtne, kuni Excelis jälgitavad tagasimaksed ei nõustunud QuickBooksi andmetega; ja hakkasime avama “usside purki”.

Räägime põhiprobleemide sümptomitest.

  • Partnerite tagasimaksed eelnevate projektide eest, mida klient mulle kinnitas, olid QuickBooks'is tasustamata. Ma küsin temalt, kas ta suudaks teha tšeki ja ta ei suutnud.
  • QuickBooks näitas teiselt partnerilt olulist arve, mida klient mulle kinnitas. Me vaatasime müüja tasakaalu üksikasjalikku aruannet ja tegelikult oli arve tasutud. Probleem seisnes selles, et see oli kaks korda kirjutatud QuickBooks'isse, nagu ka mitmed teised arved.
  • Klient pidi partneritele maksma projekti tagasimakseid alles pärast nende kulude arve tasumist, kuid ei pidanud arvestama, kuidas nad QuickBooksis projekti kulude hüvitamise projektide järgi jälgiksid.

Kokkuvõttes oli meil kaks korda arved; arvete maksekontrollid, mis on salvestatud QuickBooks'isse, mida arvatakse, et neid pole kunagi lõigatud; ja tasumata arved QuickBooks, mis arvatakse olevat makstud. Arvestatavate kulude kahekordse kirjendamisega kaasnes suur potentsiaal oma kliendi ülekoormamiseks ja oli mõningane ebakindlus selle üle, milline oli pangakonto saldo. Need olid tõesti arukad inimesed, kes istusid katastroofile, mis on valmis juhtuma.

Neile meist, kes ei saa endale lubada professionaalse raamatupidaja või raamatupidaja palkamist, on mõned lihtsad asjad, mida me saame teha, et vältida kõiki neid probleeme meie äris.

Müüja arvete jälgimine

  • Arvete saamisel asetage need eraldi postkasti või kausta, et hiljem QuickBooksesse siseneda
  • Kui olete arved sisestanud, pange need eraldi „Tasumata arvete“ kausta
  • Kui olete arve tasumiseks valmis, saate kõigepealt kõvakoopia kaustast „Tasumata arved”
  • Kui maksate arve pitserile „Makstud” templi ja kirjutage maksekuupäevale ja kontrollnumbrile
  • Makstud arveid tuleb eraldi kaustas „Tasulised arved”

QBCoach_Controls_01

Kui te järgite neid protseduure, siis te kaks korda ei kirjuta arveid, eriti kuna QuickBooks hoiatab teid korduvate arvete numbritega. Kui te ei ole valmis maksma, siis on teil nüüd hoiatus selle kohta, et midagi on valesti ja võib enne topeltkontrolli lõikamist uurida.

Kontrollide kontrollimine

  • Hoidke kasutamata kontrollid ühes failis, sahtlis või kastis järjekorras tšeki numbri järgi, et te teaksite, kas tšekk läheb kaduma. Kaaluge kontrollide lukustamist lukku ja võtit.

  • Kasutage kolme osa kontrolli, mis sisaldavad kontrolli, müüja kontrolldetaili ja tšeki numbri järjekorras esitatava kontrolli üksikasju.

QBCoach_Controls_02

Iga kontrollnumbri puhul on teil alati kas makse saajaga kontrolltuba ja kontrollitakse faili või tühja tšeki üksikasju. Sel moel on kontrollimine QuickBooksisse küsitav, võite kontrollida, kas see on või ei ole lõigatud.

Hoiuste kontrolli säilitamine

  • Kuigi ma soovitan teil kasutada ajakulu säästmiseks eelnevalt trükitud QuickBooksi deposiidiklippe ja lasta QuickBooksil teha matemaatikat, printige vähemalt hoiuste kokkuvõte.

  • Pangast naasmisel klammerdage hoiukviitung hoiuste kokkuvõttele ja esitage see eraldi pangakontole.

QBCoach_Controls_01

Teil on nüüd failis, koopia teie deposiidi detailidest, kes teile maksis, tšeki number ja summa. Teil on ka selle kinnitus panga kohta, kus olete teinud hoiuse ja millisele kontole hoius on tehtud. See on eriti oluline, kui teil on mitu pangakontot. Me kõik oleme inimlikud ja aeg-ajalt võime kasutada valet etteantud tagatisraha. Kui me ei leia meie pangakokkuleppe tagatist, võib meil olla südameatakk, kuid saame tõestada, et oleme teinud hoiuse ja kontrollinud kontot hoiukviitungil.

Arvestades, kuidas teil on vaja teavet jälgida

Nagu ma mainisin, pidi klient tasuma partneritele projekti tagasimaksed alles pärast nende kulude arve tasumist, kuid ei pidanud kaaluma, kuidas nad QuickBooksis projektiga seotud kulude hüvitamist jälgiksid. Järelikult oli palju pettumust ja raisatud aega, et välja selgitada, miks kulusid hüvitavate partnerite arvete käsitsi salvestamine ei vastanud QuickBooksi tasumata arvetele.

Oluline on eelnevalt mõelda, millised QuickBooksi aruanded, mida saate kasutada vajaliku teabe jälgimiseks, on sinu käeulatuses, kui seda vajate, teie vajadustele sobival kujul. Kui see pole olemas, küsige nõu QuidkBooksi eksperdilt. See säästab aega, katkestamist ja vigade vältimist, mida te tõesti kahetsete. Sel juhul leidsime QuickBooksi andmete eksportimise Excelisse ja vähe VBA programmeerimise viisi, kuidas luua täpselt vajalikku aruannet.


Robert Guild on sertifitseeritud QuickBooks ProAdvisor Austin, TX, kes viib CPE kursused CPA-dele ja individuaalsetele koolitus- ja grupiklassidele QuickBooksi kasutajatele. Tema firma aadressil QBCoach.biz hoiab kuusteist jagu QuickBooksi laborit, mis pakub praktilist koolitust. Te võite temaga otse ühendust võtta aadressil [email protected] või järgida teda Twitteris QBPro's

Töötan pidevalt väikeste ettevõtete omanikega, kelle ettevõtted on rahalistes raskustes - ja see ei ole sellepärast, et nad ei saa QuickBooksis tehinguid teha. Ilma järgmiste lihtsate manuaalsete protsessideta võib isegi QuickBooksil vilunud inimene kaotada kontrolli ettevõtte raha, võlgnevuste, nõuete ja kasumlikkuse üle.

Töötasin eelmisel nädalal pettunud kliendiga, kes lihtsalt tahtsin aidata mõningate kulude hüvitamise ja kasumi jaotamise kontrollimist ise ja tema partnerid. Meie ülesanne algas piisavalt lihtne, kuni Excelis jälgitavad tagasimaksed ei nõustunud QuickBooksi andmetega; ja hakkasime avama “usside purki”.

Räägime sümptomid probleeme.

  • Partnerite tagasimaksed eelnevate projektide eest, mida klient mulle kinnitas, olid QuickBooks'is tasustamata. Ma küsin temalt, kas ta suudaks teha tšeki ja ta ei suutnud.
  • QuickBooks näitas teiselt partnerilt olulist arve, mida klient mulle kinnitas. Me vaatasime müüja tasakaalu üksikasjalikku aruannet ja tegelikult oli arve tasutud. Probleem seisnes selles, et see oli kaks korda kirjutatud QuickBooks'isse, nagu ka mitmed teised arved.
  • Klient pidi partneritele maksma projekti tagasimakseid alles pärast nende kulude arve tasumist, kuid ei pidanud arvestama, kuidas nad QuickBooksis projekti kulude hüvitamise projektide järgi jälgiksid.

Kokkuvõttes oli meil kaks korda arved; arvete maksekontrollid, mis on salvestatud QuickBooks'isse, mida arvatakse, et neid pole kunagi lõigatud; ja tasumata arved QuickBooks, mis arvatakse olevat makstud. Arvestatavate kulude kahekordse kirjendamisega kaasnes suur potentsiaal oma kliendi ülekoormamiseks ja oli mõningane ebakindlus selle üle, milline oli pangakonto saldo. Need olid tõesti arukad inimesed, kes istusid katastroofile, mis on valmis juhtuma.

Neile meist, kes ei saa endale lubada professionaalse raamatupidaja või raamatupidaja palkamist, on mõned lihtsad asjad, mida me saame teha, et vältida kõiki neid probleeme meie äris.

Müüja arvete jälgimine

  • Arvete saamisel asetage need eraldi postkasti või kausta, et hiljem QuickBooksesse siseneda
  • Kui olete arved sisestanud, pange need eraldi „Tasumata arvete“ kausta
  • Kui olete arve tasumiseks valmis, saate kõigepealt kõvakoopia kaustast „Tasumata arved”
  • Kui maksate arve pitserile „Makstud” templi ja kirjutage maksekuupäevale ja kontrollnumbrile
  • Makstud arveid tuleb eraldi kaustas „Tasulised arved”

QBCoach_Controls_01

Kui te järgite neid protseduure, siis te kaks korda ei kirjuta arveid, eriti kuna QuickBooks hoiatab teid korduvate arvete numbritega. Kui te ei ole valmis maksma, siis on teil nüüd hoiatus selle kohta, et midagi on valesti ja võib enne topeltkontrolli lõikamist uurida.

Kontrollide kontrollimine

  • Hoidke kasutamata kontrollid ühes failis, sahtlis või kastis järjekorras tšeki numbri järgi, et te teaksite, kas tšekk läheb kaduma. Kaaluge kontrollide lukustamist lukku ja võtit.

  • Kasutage kolme osa kontrolli, mis sisaldavad kontrolli, müüja kontrolldetaili ja tšeki numbri järjekorras esitatava kontrolli üksikasju.

QBCoach_Controls_02

Iga kontrollnumbri puhul on teil alati kas makse saajaga kontrolltuba ja kontrollitakse faili või tühja tšeki üksikasju. Sel moel on kontrollimine QuickBooksisse küsitav, võite kontrollida, kas see on või ei ole lõigatud.

Hoiuste kontrolli säilitamine

  • Kuigi ma soovitan teil kasutada ajakulu säästmiseks eelnevalt trükitud QuickBooksi deposiidiklippe ja lasta QuickBooksil teha matemaatikat, printige vähemalt hoiuste kokkuvõte.

  • Pangast naasmisel klammerdage hoiukviitung hoiuste kokkuvõttele ja esitage see eraldi pangakontole.

QBCoach_Controls_01

Teil on nüüd failis, koopia teie deposiidi detailidest, kes teile maksis, tšeki number ja summa. Teil on ka selle kinnitus panga kohta, kus olete teinud hoiuse ja millisele kontole hoius on tehtud. See on eriti oluline, kui teil on mitu pangakontot. Me kõik oleme inimlikud ja aeg-ajalt võime kasutada valet etteantud tagatisraha. Kui me ei leia meie pangakokkuleppe tagatist, võib meil olla südameatakk, kuid saame tõestada, et oleme teinud hoiuse ja kontrollinud kontot hoiukviitungil.

Arvestades, kuidas teil on vaja teavet jälgida

Nagu ma mainisin, pidi klient tasuma partneritele projekti tagasimaksed alles pärast nende kulude arve tasumist, kuid ei pidanud kaaluma, kuidas nad QuickBooksis projektiga seotud kulude hüvitamist jälgiksid. Järelikult oli palju pettumust ja raisatud aega, et välja selgitada, miks kulusid hüvitavate partnerite arvete käsitsi salvestamine ei vastanud QuickBooksi tasumata arvetele.

Oluline on eelnevalt mõelda, millised QuickBooksi aruanded, mida saate kasutada vajaliku teabe jälgimiseks, on sinu käeulatuses, kui seda vajate, teie vajadustele sobival kujul. Kui see pole olemas, küsige nõu QuidkBooksi eksperdilt. See säästab aega, katkestamist ja vigade vältimist, mida te tõesti kahetsete. Sel juhul leidsime QuickBooksi andmete eksportimise Excelisse ja vähe VBA programmeerimise viisi, kuidas luua täpselt vajalikku aruannet.


Robert Guild on sertifitseeritud QuickBooks ProAdvisor Austin, TX, kes viib CPE kursused CPA-dele ja individuaalsetele koolitus- ja grupiklassidele QuickBooksi kasutajatele. Tema firma aadressil QBCoach.biz hoiab kuusteist jagu QuickBooksi laborit, mis pakub praktilist koolitust. Te võite temaga otse ühendust võtta aadressil [email protected] või järgida teda Twitteris QBPro's


Video:


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com