Miks teie ettevõte vajab e-posti poliitikat

{h1}

Selgelt sõnastatud, kirjalik e-posti poliitika on teie ettevõtte infotehnoloogia plaani oluline osa.

E-postist on saanud kogu töökoht. Isegi pideva katkestuse, üha suureneva rämpsposti ja võimalike vastutusega seotud probleemide puhul on e-post tänapäeva äritegevuse keskne osa. Nende küsimuste tõttu on iga ettevõtte jaoks oluline selgelt sõnastatud, kirjalik e-posti poliitika.

Miks on teie ettevõttel kirjalik e-posti poliitika? Alustajate puhul on USA, Riigikohus otsustanud, et ettevõtted võivad end kaitsta vastutuse eest selgelt kirjalike poliitikatega. Üldjuhul peaks iga 15 või enama töötajaga ettevõttel olema kirjalik e-posti poliitika.

Sellele väitele on kaks külge. Ühelt poolt hoiatavad ettevõtte juristid oma kliente sageli, et halvasti kirjutatud poliitikad võivad kohtuvaidluste ajal saada peamisteks vaidlustuspunktideks, kui vastulause esitaja (tavaliselt töötaja) väidab, et ettevõte rikkus oma poliitikat. Hästi kirjutatud poliitika peaks kaitsma nende väidete eest ja mitte olema probleem. Ettevõtted, kellel ei ole kirjalikku poliitikat, vastupidi, jäävad vähem seksuaalse ahistamise korral vähem õiguskaitseks, kui sageli kasutatakse tõendusmaterjalina e-posti.

Alustamiseks peaks iga e-posti poliitika sisaldama järgmisi komponente:

  • Privaatsus: Töötajad ei tohiks oodata privaatsust, mis on seotud ettevõtte süsteemis talletatud või nende kaudu edastatava teabega. Kui seda ei ole selgesõnaliselt öeldud, võib kohus otsustada, et on vaikimisi oodatud privaatsust, mis on sarnane USA-le.
  • Õigus tutvuda ja jälgida: Ettevõte säilitab õiguse igal ajal uurida kogu ettevõtte süsteemis salvestatud või edastatud teavet. Ettevõte jätab endale õiguse jälgida mis tahes eesmärgil kõiki side- ja juurdepääsuvõimalusi ettevõtte või kliendi arvutisüsteemide kaudu.
  • Omand: Kogu ettevõtte arvutite ja sidesüsteemide poolt salvestatud või edastatav teave kuulub ettevõttele. See klausel paneb kõik ettevõtte arvutites edastatud ja salvestatud e-kirjad ja andmed „tööle rendiks“ ning paneb ettevõtte omanikule ja autoriõigusele teabe.
  • Kasutamine: Kuna teave on ettevõtte vara, ei tohiks töötajad e-posti kasutada mis tahes eesmärgil, mida ettevõte ei ole selgesõnaliselt heaks kiitnud. Nõuetekohase kasutamise ja e-kirja sobimatu kasutamine peaks olema võimalikult selge.
  • Autoriõigus: Töötajad ei tohi edastada ega vastu võtta ühtegi föderaal- või osariigi seaduste ja määrustega vastuolus olevat materjali. Töötajad ei tohi ilma loata lasta autoriõigusega kaitstud materjale vastu võtta ega edastada. Kohtud on pidanud ettevõtteid vastutama oma töötajate eest autoriõigustega kaitstud materjalide allalaadimise eest.
  • Konfidentsiaalsus: Kuna tavaline krüpteerimata e-kiri on ebaturvaline, ei tohiks töötajad saata konfidentsiaalset teavet e-posti teel. Turvaliste e-kirjade saatmiseks on mitmeid meetodeid, näiteks krüpteerimist ja paroolide kaitsmist. Need meetodid nõuavad spetsiaalset tarkvara või rohkem tehnilist ekspertiisi saaja lõpul.
  • Hooldus: Töötajad peaksid võtma täiendavaid ettevaatusabinõusid, et vältida e-kirjas olevate klientide teabe tahtmatut kahjustamist või hävitamist.

Kõik töötajad peaksid oma ettevõtte e-posti poliitikat lugema ja allkirjastama. See näitab, et nad on poliitikas sisalduvast teabest teadlikud. Kui töötaja rikub e-posti poliitikat (nt e-kirja saatmine, mis sisaldab sobimatut sisu), vastutab töötaja, mitte äri, esmajärjekorras kohtumenetluse või kahju eest. Poliitikad on juriidilised dokumendid, seega konsulteerige enne e-posti poliitika rakendamist advokaadiga.

John C. Shovic on Idaho-põhise Coeur d'Alene'i partner MiloCreek Consulting.

E-postist on saanud kogu töökoht. Isegi pideva katkestuse, üha suureneva rämpsposti ja võimalike vastutusega seotud probleemide puhul on e-post tänapäeva äritegevuse keskne osa. Nende küsimuste tõttu on iga ettevõtte jaoks oluline selgelt sõnastatud, kirjalik e-posti poliitika.

Miks on teie ettevõttel kirjalik e-posti poliitika? Alustajate puhul on USA, Riigikohus otsustanud, et ettevõtted võivad end kaitsta vastutuse eest selgelt kirjalike poliitikatega. Üldjuhul peaks iga 15 või enama töötajaga ettevõttel olema kirjalik e-posti poliitika.

Sellele väitele on kaks külge. Ühelt poolt hoiatavad ettevõtte juristid oma kliente sageli, et halvasti kirjutatud poliitikad võivad kohtuvaidluste ajal saada peamisteks vaidlustuspunktideks, kui vastulause esitaja (tavaliselt töötaja) väidab, et ettevõte rikkus oma poliitikat. Hästi kirjutatud poliitika peaks kaitsma nende väidete eest ja mitte olema probleem. Ettevõtted, kellel ei ole kirjalikku poliitikat, vastupidi, jäävad vähem seksuaalse ahistamise korral vähem õiguskaitseks, kui sageli kasutatakse tõendusmaterjalina e-posti.

Alustamiseks peaks iga e-posti poliitika sisaldama järgmisi komponente:

  • Privaatsus: Töötajad ei tohiks oodata privaatsust, mis on seotud ettevõtte süsteemis talletatud või nende kaudu edastatava teabega. Kui seda ei ole selgesõnaliselt öeldud, võib kohus otsustada, et on vaikimisi oodatud privaatsust, mis on sarnane USA-le.
  • Õigus tutvuda ja jälgida: Ettevõte säilitab õiguse igal ajal uurida kogu ettevõtte süsteemis salvestatud või edastatud teavet. Ettevõte jätab endale õiguse jälgida mis tahes eesmärgil kõiki side- ja juurdepääsuvõimalusi ettevõtte või kliendi arvutisüsteemide kaudu.
  • Omand: Kogu ettevõtte arvutite ja sidesüsteemide poolt salvestatud või edastatav teave kuulub ettevõttele. See klausel paneb kõik ettevõtte arvutites edastatud ja salvestatud e-kirjad ja andmed „tööle rendiks“ ning paneb ettevõtte omanikule ja autoriõigusele teabe.
  • Kasutamine: Kuna teave on ettevõtte vara, ei tohiks töötajad e-posti kasutada mis tahes eesmärgil, mida ettevõte ei ole selgesõnaliselt heaks kiitnud. Nõuetekohase kasutamise ja e-kirja sobimatu kasutamine peaks olema võimalikult selge.
  • Autoriõigus: Töötajad ei tohi edastada ega vastu võtta ühtegi föderaal- või osariigi seaduste ja määrustega vastuolus olevat materjali. Töötajad ei tohi ilma loata lasta autoriõigusega kaitstud materjale vastu võtta ega edastada. Kohtud on pidanud ettevõtteid vastutama oma töötajate eest autoriõigustega kaitstud materjalide allalaadimise eest.
  • Konfidentsiaalsus: Kuna tavaline krüpteerimata e-kiri on ebaturvaline, ei tohiks töötajad saata konfidentsiaalset teavet e-posti teel. Turvaliste e-kirjade saatmiseks on mitmeid meetodeid, näiteks krüpteerimist ja paroolide kaitsmist. Need meetodid nõuavad spetsiaalset tarkvara või rohkem tehnilist ekspertiisi saaja lõpul.
  • Hooldus: Töötajad peaksid võtma täiendavaid ettevaatusabinõusid, et vältida e-kirjas olevate klientide teabe tahtmatut kahjustamist või hävitamist.

Kõik töötajad peaksid oma ettevõtte e-posti poliitikat lugema ja allkirjastama. See näitab, et nad on poliitikas sisalduvast teabest teadlikud. Kui töötaja rikub e-posti poliitikat (nt e-kirja saatmine, mis sisaldab sobimatut sisu), vastutab töötaja, mitte äri, esmajärjekorras kohtumenetluse või kahju eest. Poliitikad on juriidilised dokumendid, seega konsulteerige enne e-posti poliitika rakendamist advokaadiga.

John C. Shovic on Idaho-põhise Coeur d'Alene'i partner MiloCreek Consulting.


Video: Is ESTONIA the European SILICON VALLEY? - VisualPolitik EN


Et.HowToMintMoney.com
Kõik Õigused Reserveeritud!
Kordusprint Materjale On Võimalik Viidates Allikale - Veebileht: Et.HowToMintMoney.com

© 2012–2019 Et.HowToMintMoney.com